Кредитните ноти са финансови документи, които намаляват стойността, която клиентът ви дължи. Те осигуряват официален запис на възстановявания, връщания или корекции на клиентските сметки.
Използвайте този формуляр, за да издадете кредити на клиенти, когато трябва да намалите тяхното дължимо салдо или да обработите възстановяване на пари.
Издайте кредитни ноти в следните ситуации:
• Клиент връща стоки или отмяна на услуги
• Направихте ценови грешки в оригиналната фактура, които трябва да бъдат коригирани.
• Клиент е получил повредени, дефектни или неправилни артикули
• Искате да предоставите отстъпки след фактурата, възстановявания или добронамерени отстъпки
• Клиентът надплати и трябва да запишете кредита.
Когато създавате кредитна нота, следвайте тези стъпки:
• Изберете клиента от падащото меню
• Реферирайте към оригиналния номер на фактура, ако този кредит се отнася до конкретна фактура.
• Въведете артикулите и количествата, които се кредитират - използвайте положителни количества
• Включете ясно описание, обясняващо причината за кредита
• Добави всякакви релевантни бележки или референтни №
Системата Автоматично обработва следното, когато запазите кредитна нота:
• Актуализира сметката на клиента, за да намали дължимото от него.
• Кредитирани артикул от инвентара се връщат обратно в наличност (ако е приложимо)
• Създава необходимите счетоводни записи, за да поддържа точни финансови отчети
• Прави кредита наличен за приложение срещу бъдещи фактури или обработка като възстановяване
Попълнете детайлите на кредитната нота, като използвате полетата по-долу. Необходимите полета са маркирани със звезда ().
Въведете датата, когато тази кредитна нота е издадена на клиента.
Тази дата определя кога кредитът намалява салдото на клиента и се появява в финансовите отчети.
Въведете референтен № за тази кредитна нота. Това помага за проследяване и идентифициране на кредитната нота в комуникациите.
Можете да използвате автоматично номериране, като оставите това поле празно, или да въведете собствен референтен № за по-добра организация.
Изберете клиента, който ще получи тази кредитна нота. Адресът за фактуриране автоматично ще се попълни.
Кредитната нота ще намали какво дължи този клиент и може да бъде приложена срещу техните неизплатени фактури.
По избор, свържете тази кредитна нота с конкретна фактура. Това помага за проследяване на коя фактура е направен кредит и може автоматично да приложи кредита.
Ако е свързан с фактура, кредитът ще бъде автоматично разпределен спрямо салдото на конкретната фактура.
Въведете адреса за фактуриране на клиента. Той се попълва автоматично от записа на клиента, но може да бъде променен.
Адресът се появява на разпечатаната кредитна нота и трябва да съвпада с адреса, на който изпращате кореспонденция до този клиент.
Ако клиентът използва чуждестранна валута, въведете обменния курс за преобразуване към вашата основна валута.
Обменният курс определя как сумата в чуждестранна валута се преобразува в основната ви валута за счетоводни цели.
По избор, добавете описание или причина за тази кредитна нота, като например 'Връщане на продукт' или 'Корекция на цена'.
Това описание помага да се документира защо кредитът е издаден и се появява в отчетите, но не и в кредитната нота.
Въведете артикулите, които са с кредити. Всяка линия представлява продукт или услуга с кредита, който трябва да бъде кредитиран.
Линиите на артикулите трябва да съвпадат с това, което първоначално е било продадено, включително същите сметки, данъчни кодове и категории за проследяване.
Кликнете в тази квадратче, за да се покажат номера на редовете в кредитната нота. Това помага да се реферира на конкретни артикули.
Номера на редовете улесняват обсъждането на специфични артикули с клиенти и съпоставянето им с оригиналната фактура.
Отметнете това поле, за да покажете колона за описание за всеки артикул, позволявайки подробни обяснения за всеки кредит.
Описание помага да се обясни защо всеки артикул е кредитиран, което е особено полезно за частични кредити или корекции.
Отметнете това поле, ако стойностите, които въвеждате, вече включват данък. Оставете неконтролирано, ако данъкът трябва да се изчисли отделно.
Тази настройка трябва да съвпада с начина, по който е създадена оригиналната фактура, за да се осигурят точни данъчни изчисления.
Зауствайте това поле, ако удържан данък се прилага за тази кредитна нота. Това коригира удържания данък, който е записан по-рано.
Удържаните данъчни кредити отменят удържания данък, който е записан на оригиналната фактура.
Отметнете този квадрат, ако тази кредитна нота също представлява връщане на физически стоки, актуализирайки нивата на инвентара.
Когато е отметнато, кредитната нота ще функционира и като приемане на стоки, добавяйки върнатите артикули обратно в наличност.
Изберете местоположението на инвентара, където върнатите стоки ще бъдат получени обратно в склада.
Това определя кой склад или местоположение получава върнатите стокови артикули за бъдеща продажба.