Формулярът за <код>Запис в дневника ви позволява да създадете ръчни счетоводни записи за транзакции, които не могат да бъдат записани чрез стандартни формуляри като фактури, разписки или плащания.
Записи в дневника предоставят директен достъп до вашето Счетоводство, позволявайки ви да записвате сложни Транзакции, корекции, Корекции и начисления в края на периода.
Всеки запис в дневника трябва да бъде на салдо (дебити равни на кредити), за да се поддържа целостта на вашата система за двойно записване на счетоводството.
Често срещаните приложения включват записване на амортизация, начисления, предварителни плащания, транзакции между компании и корекции в края на годината.
При създаване на запис в дневника предоставете ясна описание, което обяснява целта на записа за целите на одита.
Въведете дебитни стойности в колоната за дебит и кредитни стойности в колоната за кредит за всяка засегната сметка.
Можете да разпределите записи на конкретни категории следене като клиенти, доставчици или стокови артикули.
Винаги се уверявайте, че вашето записване е балансирано преди да запазите - системата ще предотврати записването на небалансирани записи.
Тази форма съдържа следните полета:
Въведете датата, на която този запис в дневника трябва да бъде записан в вашите счетоводни записи.
Дата определя към кой счетоводен период принадлежи транзакцията и кога ще се появи в финансовите отчети.
Въведете уникален референтен № за идентифициране на този запис в дневника.
Референтните номера ви помагат да откриете конкретни транзакции по-късно и могат да се използват за одитни следи или взаимно позоваване с източникови документи.
Можете да използвате автоматично номериране, като отметнете квадратчето, или да въведете собствена референтна система.
Изберете <код>Чуждестранна валута, ако този запис в дневника включва транзакции в валута, различна от вашата <код>Основна валута.
Това поле се появява само когато сте създали чуждестранни валути под <код>Настройки → <код>Валути.
Когато е избрано, всички стойности в този запис в дневника ще бъдат въведени в избраната чуждестранна валута.
Въведете <код>Обменен курс, за да конвертирате стойности между избраната чуждестранна валута и вашата <код>Основна валута.
Обменният курс определя как чуждестранните валути се конвертират за отчитане в основната ви валута.
Можете да настроите автоматично извличане на курсове на валутите под <код>Настройки → <код>Курсове на валутите.
Въведете описание, което обяснява целта и контекста на този запис в дневника.
Добри описания помагат да разберете транзакцията, когато я преглеждате по-късно, и са от съществено значение за одиторските цели.
Включете съответните подробности, като номера на фактури, референтни номера на договори или бизнес причината за записа.
Добави дебитни и кредитни линии, за да запишеш как тази транзакция влияе на твоите сметки.
Всяка линия представлява една сметка, която е дебитирана или кредитирана.
Принципът на основната счетоводна правило важи: общият дебит трябва да равнява на общия кредит, за да се балансира записът.
Ако записката е извън баланс, ще се появи съобщение за грешка, показващо разликата.
Когато използвате <код>Данъчни кодове в този запис в дневника, уточнете дали тази транзакция представлява продажба или покупка.
Тази класификация определя как транзакцията се показва в данъчните отчети и кои данъчни сметки са засегнати.
Изберете 'Продажба' за приходи или 'Покупка' за разходи.
Включете колоната <код>Артикул, за да изберете <код>Стокови артикули или <код>Артикули извън инвентара в линиите на записите в дневника.
Когато артикулът е избран, съответната сметка за доход или сметка за разходи автоматично се попълва на базата на настройките на артикула.
Това е полезно за записване на корекции на наличности, амортизации или други транзакции, свързани с артикул.
Включете колоната Описание, за да добавите подробни обяснения за отделните линии на записите в дневника.
Описания на линията предоставят допълнителен контекст за всеки дебит и кредит, което прави записа по-лесен за разбиране.
Това е особено полезно за сложни записи с множество линии, които засягат различни сметки.
Активирайте колоната К-во, за да записвате количества за стокови артикули или измерими услуги.
Количествоите помагат за проследяване на движението на инвентара и са съществени за поддържането на точни нива на складовите наличности.
Когато се използва с артикулите от инвентара, количеството влияе на вашите материални запаси и изчисления на разходите за стоки.
Маркирайте тази запис в дневника като парична транзакция, ако включва фактически парични движения.
Паричните транзакции се разграничават от акционерните записи и влияят на начина, по който се появяват в <код>Декларация за парични потоци.
Примери включват парични приходи от продажби, парични покупки или всяка транзакция, свързана с незабавно плащане.