Формулярът за <код>Плащане записва парите, напускащи вашия <бизнес> чрез банкови сметки или касови сметки. Използвайте този формуляр, за да документирате всички изходящи <транзакции> за точна финансова проследяемост и отчетност.
Обичайните типове плащания включват покупки от доставчици, заплати на служители, данъчни плащания към правителствени агенции, наеми, комунални услуги и други бизнес разходи. Формата предоставя специализирани функции за различни сценарии на плащания.
За да запишете плащане, започнете с избиране на банковата или касовата сметка, от която ще бъде платено. Въведете датата, на която плащането е направено или ще бъде направено. След това посочете кой е получил плащането, като изберете тип получател на плащането и конкретния получател.
За плащания на доставчици системата автоматично показва всички неплатени получени фактури. Можете да изберете кои фактури да платите и да посочите стойността за всяка. Формулярът показва салдото на фактурата, за да помогне да се осигури точно разпределение на плащането.
За другите плащания, разпределете стойността на плащането на подходящи сметки за разходи. Можете да разделите едно плащане между множество сметки, ако е необходимо. Например, плащането за комунални услуги може да бъде разделено между сметка за разходи за електричество и сметка за разходи за вода.
Маркирайте плащанията като чакащи, ако те все още не са изчистени от вашата банкова сметка. Този статус помага с банковата реконцилиация, като различава плащанията, които са били записани, но все още не са обработени от банката. След като плащането изчисти, можете да актуализирате неговия статус.
Формулярът поддържа проследяване на данъци, като позволява да посочите суми на данъка по плащанията. Можете също така да приложите подкрепяща документация, като разписки или фактури, за да поддържате пълен одитен път. Персонализирани полета могат да бъдат добавени, за да се запишат допълнителна информация, специфична за нуждите на вашия бизнес.
Формулярът за плащане съдържа следните полета:
Въведете датата, когато направихте това плащане.
Тази дата определя кога плащането е записано в сметките ви и към кой счетоводен период принадлежи.
За чекове, използвайте датата, написана на чека. За електронни плащания, използвайте датата на транзакцията.
Въведете референтен №, за да идентифицирате уникално това плащане.
Общите референтни номера включват номера на чекове, потвърждения за банкови трансфери или идентификационни номера на електронни плащания.
Референтните № помагат да съпоставите плащанията със банковите извлечения и да намерите конкретни транзакции по-късно.
Изберете <код>Банкова сметка или <код>Кеш сметка, използвани за извършване на това плащане.
Салдото на избраната сметка ще намалее с размера на плащането.
Ако все още не сте създали сметката за плащане, първо я настройте под <код>Банкови и парични сметки.
Изберете статуса на извършване за банкови плащания.
Изберете <код>Изчистено, ако плащането вече е изтеглено от банковата ви сметка.
Изберете <код>Чакащ, ако плащането е издадено, но все още не се показва в извлечението от вашата банка.
Този статус е решаващ за точната банковата реконцилиация и отчитането на паричния поток.
Въведете <код>Обменен курс за конвертиране на чуждестранни валутни плащания в вашата <код>Основна валута.
Тази ставка важи при извършване на плащане от банкова сметка в чуждестранна валута.
Обменният курс определя стойността на основната валута за финансово отчитане.
Можете да конфигурирате автоматични курсове на валутите под <код>Настройки → <код>Курсове на валутите.
Изберете типа на Получателя на плащането, който получава това плащане.
Изберете <код>Клиент за възстановяване на пари, възстановяване на надплати, или други плащания на клиенти.
Изберете <код>Доставчик за плащания на доставчици, получени фактури или авансови плащания на доставчици.
Изберете <код>Други за плащания на не-клиенти/доставчици, като служители, данъчни власти или плащания по заеми.
Въведете по избор описание, за да предоставите контекст относно това плащане.
Описание помага да се идентифицира целта на плащането при преглед на транзакции.
Включете подробности като номера на фактури, референтни номера на ордери за покупка или причината за плащане.
Добави редове, за да разпределиш това плащане на подходящи сметки.
Всяка линия може да се отчита по различни <код>Сметки за разходи, да се прилага към <код>Получени фактури или да записва <код>Получени артикули.
Използвайте multiple линии, за да разделите едно плащане между различни категории разходи или фактури.
Линии без сметки ще бъдат автоматично разпределени към най-старите неплатени фактури за избрания доставчик.
Изберете артикул от инвентара или артикул извън инвентара за покупка.
Когато артикулът е избран, подходящата сметка за разходи автоматично се попълва в зависимост от настройките на артикула.
Оставете празно, ако искате да зададете сметката ръчно.
Изберете сметката, за да категоризирате това плащане линия.
Ако сте избрали <код>Артикул, сметката е автоматично попълнена от настройката за сметка за покупки на артикула.
За директни плащания на разходи, изберете подходящата сметка за разходи от вашия <код>Сметкоплан.
Общите сметки за разходи включват комунални услуги, наеми, консумативи или професионални такси.
За плащания на доставчици срещу фактури, изберете <код>Задължения и след това изберете <код>Доставчик.
Когато плащате на доставчици, можете да изберете конкретна <код>Получена фактура или да я оставите автоматично.
Автоматично разпределение прилага плащанията към най-старите неплатени фактури първо (метод FIFO).
За покупки на дълготрайни активи, изберете <код>Фиксирани активи, при стойност и след това конкретния <код>Дълготраен актив.
За разходи за таксуване, които клиентите ще възстановят, изберете <код>Наплащащи се разходи и <код>Клиент.
За плащания на служители след заплатите, изберете <код>Сметка за изчистване на служители и <код>Служител.
Изборът на сметка определя как това плащане се появява в финансовите отчети и влияе на салдата на сметките.
Въведете описание за тази линия на плащането.
Описание предоставя подробности за това, за какво точно се плаща за тази конкретна линия.
Това поле се появява само когато колоната <код>Описание е активирана в формуляра за плащане.
Въведете количеството артикули, които се купуват.
За стоковите артикули, това актуализира нивата на наличност в указаното местоположение.
За услуги, въведете часове, единици или други измерими количества.
Тази колонка се появява само когато колоната <код>К-во е активирана.
Въведете цената за единица за този артикул.
Единичната цена умножена по брой дава линията за общо преди отстъпки и данък.
За услуги, това може да е часова тарифа или цена на единица услуга.
Изберете <код>Местоположение на инвентара при покупка на стокови артикули.
Това определя кой склад или местоположение ще получи закупените стоки.
Появява се само когато имате активирани местоположения на инвентара и закупувате стокови артикули.
Активирайте номера на редовете, за да показвате последователна номерация за всеки ред на плащане.
Номер на реда помага при обсъждане или препращане на специфични линии в сложни плащания.
Полезно за съвпадение на детайлите на плащането с подкрепящата документация или ордери за покупка.
Включете колоната Описание, за да добавите подробни обяснения за всяка линия на плащане.
Описание на линията документира за какво е всяка част от споделеното плащане.
От съществено значение за плащанията на разходи, които изискват подробна документация за одобрение или възстановяване.
Активирайте <код>К-во и <код>Единична цена колони за покупки, основани на количество.
Съществено за покупки на инвентар, където трябва да запишете количества и единични цени.
Също така полезно за услуги, фактурирани по Часове, единици или други измерими количества.
Системата изчислява общите суми на линиите, като умножава количеството по единичната цена.
Активирайте колоната <код>Отстъпка, за да приложите отстъпки към платежните линии.
Изберете между отстъпки в процент и отстъпки за фиксирана стойност.
Отстъпките се изчисляват на линия и намаляват стойността преди изчисленията на данъка.
Полезно за отстъпки за ранно плащане, обемни отстъпки или договорени намаления на цената.
Укажете дали стойностите на линиите включват или изключват данък.
Маркирайте това поле, ако стойностите не включват данък - данъкът ще бъде изчислен и добавен към линиите.
Оставете неотметнато, ако стойностите вече включват данък - данъкът ще бъде изчислен, но включен в стойността на линията.
Тази настройка влияе на общата сума на плащането и как се показват сумите на данъци.
Активирайте фиксиран общо, за да принудите това плащане да съответства на конкретна стойност.
Полезно, когато трябва да съответствате на точни стойности на банкови транзакции или да се справяте с разлики в закръглянето.
Всяка разлика между линиите на артикулите и фиксирания общо ще бъде автоматично записана в <код>Временна сметка.
Записът в временната сметка ви помага да разследвате и коригирате несъответствия по-късно.
Включете персонализирано заглавие, за да замените стандартното заглавие 'Плащане' в формулярите.
Полезно за създаване на специализирани типове плащане като 'Възстановяване на разходи' или 'Плащане на доставчик'.
Персонализираното заглавие се появява на формулярите за плащане, които се печатат и изпращат по е-адрес.
Активирайте колоната за сума на данъка, за да се показва изчисленият данък за всяка линия.
Показва как данъкът е изчислен линия по линия, с закръгляне приложено към всяка линия отделно.
Помага за проверка на данъчните изчисления и осигурява спазването на правилата за данъчно закръгляне.
Общият данък е сумата на индивидуално закръглените данъци на линиите, а не изчисление на общото.
Включете персонализирани колонтитули, за да добавите допълнителна информация в долната част на формите за плащане.
Колонтитули могат да включват условия за плащане, инструкции за плащане или подписи за упълномощаване.
Създай повторно използваеми колонтитули под <код>Настройки → <код>Колонтитули и избери ги тук.