Ордер за покупка е официален документ, изпратен до доставчици, който ги упълномощава да доставят конкретни стоки или услуги на уговорени цени и условия.
Поръчките формализират вашето задължение за покупка и създават правно задължение между вас и вашия доставчик.
Ордерите за покупка изпълняват множество критични функции в процеса на закупуване:
• Авторизация - Те предоставят формално одобрение за покупки и установяват контрол върху разходите
• Правна защита - Те създават задължаващо споразумение с ясни условия и клаузи
• Контрол на бюджета - Те помагат да се проследят ангажираните разходи спрямо наличните бюджети
• Управление на инвентара - Те осигуряват навременно поръчване на материали за поддържане на оптимални нива на склад.
• Сравняване на фактури - Те предоставят референтен № за проверка на фактурите на доставчик срещу уговорените цени и количества
При създаване на ордер за покупка, обръщайте внимание на:
• Детайли на доставчика - Уверете се, че правилният доставчик е избран
• Спецификации на артикула - Включете точни описания, количества и единични цени
• Информация за доставка - Уточнете дати на доставка, местоположения и инструкций.
• Условия на плащане - Определете кога и как ще бъде извършено плащането
• Специални условия - Добави всякакви специфични изисквания или условия в секцията Бележки
Ордерите за покупка се интегрират безпроблемно с други документи в процеса на закупуване:
• От оферти - Конвертирайте одобрените Покупателски оферти директно в поръчки
• До разписки - Записвайте доставките чрез Приемане на стоки, които реферират към ордера за покупка
• До фактури - Сравнете <код>Получени фактури с ордери за покупка, за да проверите цените и количествата
Системата автоматично проследява остатъчните количества и стойности, помагайки ви да наблюдавате представянето на доставчиците и да осигурите пълно изпълнение на поръчките.
Тази форма съдържа следните полета:
Въведете датата на ордера за покупка. Това обикновено е когато поръчката е направена с доставчика.
Въведете референтен № за този ордер за покупка. Това може да е вашият номер на поръчка или всякакъв референтен номер, който помага за проследяване на поръчката.
Изберете доставчика, от когото поръчвате. Това определя валутата и условията на плащането за поръчката.
По избор, свържете този ордер за покупка с оферта за покупка. Това помага за проследяване на преобразуването от оферта до ордер и гарантира уговорените цени.
По избор, добавете описание или бележки за тази поръчка, като инструкции за доставка или специални изисквания.
Въведете артикулите, които поръчвате. Всяка линия включва артикул, количество, единична цена и други детайли.
Проверете това поле, ако цените от вашия доставчик вече включват данък. Оставете непроверено, ако данъкът се добавя върху цените.
Следете това поле, за да покажете номера на редовете в ордера заPurchaes. Това помага за рефериране на конкретни артикули при комуникация с доставчиците.
Задайте отметка в това поле, за да активирате колона за отстъпки, където можете да запишете договорените отстъпки за артикулите.
Изберете дали отстъпките се въвеждат като проценти или фиксирани стойности.
Проверете това поле, ако удържан данък се прилага за тази покупка. Това е необходимо за определени типове услуги или доставчици.
Това показва дали ордерът за покупка е отменен. Отменените поръчки остават в системата за архивиране, но са неактивни.