Gutschriften sind finanzielle Dokumente, die den Betrag reduzieren, den ein Kunde Ihnen schuldet. Sie bieten eine formelle Aufzeichnung von Rückerstattungen, Rücksendungen oder Korrekturen an Kundenkonten.
Verwenden Sie dieses Formular, um Guthaben an Kunden auszustellen, wenn Sie deren ausstehende Bilanz reduzieren oder Rückerstattungen verarbeiten müssen.
Gutschriften in den folgenden Situationen ausstellen:
• Kunde gibt Waren zurück oder bricht Dienstleistungen ab
• Du hast Preisfehler in der ursprünglichen Rechnung gemacht, die korrigiert werden müssen.
• Kunde hat beschädigte, defekte oder falsche Artikel erhalten
• Sie möchten nach der Rechnung Rabatte, Rückvergütungen oder Kulanzleistungen gewähren
• Kunde Überbezahlt und Sie müssen die Haben Bilanz erfassen
Beim Erstellen einer Gutschrift, folgen Sie diesen Schritten:
• Wähle den Kunden aus der Dropdown-Liste
• Referenzieren Sie die originale Kundenrechnungsnummer, wenn dieses Haben sich auf eine spezifische Rechnung bezieht.
• Geben Sie die Artikel und Mengen ein, die gutgeschrieben werden - verwenden Sie positive Mengen
• Fügen Sie eine klare Beschreibung hinzu, die den Grund für den Haben erklärt
• Füge alle relevanten Bemerkungen oder Referenznummern hinzu
Das System verarbeitet automatisch Folgendes, wenn Sie eine Gutschrift speichern:
• Aktualisiert die Bilanz des Kundenkontos, um zu verringern, was sie schulden.
• Rücksendungen von gutgeschriebenen Inventarartikeln an den Bestand (sofern zutreffend)
• Erstellt die notwendigen Buchungssätze, um genaue Finanzunterlagen aufrechtzuerhalten
• Macht das Haben verfügbar, um gegen zukünftige Rechnungen angewendet oder als Rückerstattung verarbeitet zu werden
Vervollständigen Sie die Gutschrift-Details mit den Feldern unten. Erforderliche Felder sind mit einem Sternchen (). gekennzeichnet.
Geben Sie das Datum ein, an dem diese Gutschrift an den Kunden ausgestellt wird.
Dieses Datum bestimmt, wann das Haben das Kundenkonto Bilanz reduziert und in den Finanzrapporte erscheint.
Geben Sie eine Referenznummer für diese Gutschrift ein. Dies hilft, die Gutschrift in der Kommunikation nachzuverfolgen und zu identifizieren.
Du kannst automatisches Nummerieren verwenden, indem du dieses Feld leer lässt, oder deinen eigenen Referenznummer für bessere Organisation eingibst.
Wähle den Kunden, der diese Gutschrift erhalten wird. Ihre Rechnungsadresse wird automatisch ausgefüllt.
Die Gutschrift wird reduzieren, was dieser Kunde Ihnen schuldet und kann gegen ihre offenen Rechnungen angewendet werden.
Optional können Sie diese Gutschrift mit einer spezifischen Kundenrechnung verknüpfen. Dies hilft, nachzuvollziehen, welche Rechnung gutgeschrieben wird, und kann automatisch das Haben anwenden.
Wenn mit einer Rechnung verbunden, wird das Haben automatisch gegen die Bilanz dieser speziellen Rechnung zugeordnet.
Geben Sie die Rechnungsadresse des Kunden ein. Diese wird automatisch aus dem Kundenrekord ausgefüllt, kann jedoch geändert werden.
Die Adresse erscheint auf der gedruckten Gutschrift und sollte der entsprechen, an die Sie die Korrespondenz für diesen Kunden senden.
Wenn der Kunde eine Fremdwährung verwendet, geben Sie den Devisenkurs für die Umrechnung in Ihre Basis-Währung ein.
Der Devisenkurs bestimmt, wie sich der Währungsbetrag in Ihrer Basis-Währung für Buchhaltungszwecke umwandelt.
Optional können Sie eine Beschreibung oder einen Grund für diese Gutschrift hinzufügen, wie z.B. 'Produkt Rückgabe' oder 'Preis Anpassung'.
Diese Beschreibung hilft zu dokumentieren, warum die Gutschrift ausgestellt wurde und erscheint in Rapporte, aber nicht auf der Gutschrift selbst.
Gib die Zeilenartikel ein, die dem Haben gutgeschrieben werden. Jede Zeile stellt ein Produkt oder eine Dienstleistung mit dem Betrag dar, der gutgeschrieben werden soll.
Die Zeilenartikel sollten mit dem übereinstimmen, was ursprünglich verkauft wurde, einschließlich der gleichen Konten, Steuerkennzeichen und Verfolgungskategorien.
Aktivieren Sie dieses Kästchen, um die Zeilennummern auf der Gutschrift anzuzeigen. Dies hilft, spezifische Artikel zu referenzieren.
Zeilennummern erleichtern es, spezifische Artikel mit Kunden zu besprechen und sie mit der ursprünglichen Rechnung abzugleichen.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine Beschreibungs-Spalte für jeden Artikel anzuzeigen, die detaillierte Erklärungen für jeden Haben ermöglicht.
Beschreibungen helfen zu erklären, warum jeder Artikel Haben ist, was besonders nützlich für Teilhaben oder Korrekturen ist.
Markiere dieses Kästchen, wenn die Beträge, die du eingibst, bereits die Steuer beinhalten. Lasse es deaktiviert, wenn die Steuer oben drauf berechnet werden soll.
Diese Einstellung sollte übereinstimmen, wie die ursprüngliche Rechnung erstellt wurde, um genaue Steuerberechnungen sicherzustellen.
Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Abgeltungssteuer auf diese Gutschrift zutrifft. Dies passt die zuvor erfasste Abgeltungssteuer an.
Abgeltungssteuer-Haben heben die Abgeltungssteuer auf, die auf der ursprünglichen Rechnung verbucht wurde.
Wählen Sie dieses Kästchen, wenn diese Gutschrift auch eine Rückgabe von physischen Waren darstellt und die Bestandsmengen aktualisiert.
Wenn aktiviert, wird die Gutschrift auch als Wareneingang fungieren und die zurückgegebenen Artikel wieder in den Bestand hinzufügen.
Wähle den Lagerort, an dem die zurückgesendeten Waren wieder in den Bestand aufgenommen werden.
Dies bestimmt, welcher Lagerort die zurückgegebenen Inventarartikel für den künftigen Verkauf erhält.