Der Kaufaufträge-Reiter ermöglicht es Ihnen, Ihre Bestellungen an Lieferanten zu erstellen, zu dokumentieren und zu überwachen. Sie können diesen Reiter einfach nutzen, um Kaufaufträge zu generieren. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Genauigkeit der Rechnungsstellung und Lieferung für Ihre Bestellungen zu verfolgen.
Um einen neuen Kaufauftrag hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche neuer Kaufauftrag.
Für mehr Informationen, siehe: Kaufauftrag — bearbeiten
Die Kaufaufträge-Registerkarte zeigt mehrere Spalten an.
Die Datum Spalte zeigt das Ausstellungsdatum des Kaufauftrags an den Lieferanten.
Die Referenz Spalte zeigt die Referenznummer, die mit Ihrem Kaufauftrag verbunden ist.
Die Lieferant-Spalte zeigt den Namen des Lieferanten an, an den der Kaufauftrag ausgestellt wurde.
Die Kaufangebot Spalte zeigt die Referenznummer einer Offerte von einem Lieferanten, die genehmigt wurde. Diese Spalte ist nur anwendbar, wenn Sie den Kaufangebote Tab verwenden.
Für mehr Informationen, siehe: Kaufangebote
Die Beschreibung-Spalte zeigt die Beschreibung des Kaufauftrags an.
Die Bestellbetrag Spalte zeigt den Total Betrag des Kaufauftrags an.
Die Menge in Bestellung Spalte zeigt die totale Anzahl, die bestellt wurde, ohne verrechnet oder erhalten zu sein.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Menge in Bestellung entweder durch eine Lieferantenrechnung oder einen Wareneingang verringert werden kann. Das heisst, entweder durch den Lieferanten, der eine Rechnung sendet, oder durch den Versand der Waren.
Mit anderen Worten, Menge in Bestellung verfolgt die Anzahl der Inventarartikel, die bestellt wurden, aber noch nicht erhalten oder verrechnet sind.
Sobald die Inventarartikel auf Bestellung verrechnet wurden, gelten sie aus buchhalterischer Sicht als gekauft und der Lieferant schuldet die Lieferung unabhängig von einer Bestellung.
Ähnlich, sobald die Inventarartikel, die bestellt wurden, erhalten wurden, hast du aus buchhalterischer Sicht einen negativen Bilanz mit dem Lieferanten, was bedeutet, dass der Lieferant die Rechnung senden wird, unabhängig von der Bestellung. Dies ist häufig der Fall, wenn Kunden viele kleine Bestellungen machen, die der Lieferant kontinuierlich versendet, aber Rechnungen in bestimmten Intervallen gesammelt ausstellt.
Wenn Sie die Anzahl der erhaltenen und verrechneten Mengen im Kaufauftrag Spalte verfolgen möchten, verwenden Sie die Schaltfläche Spalten ändern, um die Spalte Menge in Bestellung zu deaktivieren.
Die Lieferstatus Spalte zeigt an, ob die bestellten Artikel vollständig geliefert wurden. Sie zeigt Geliefert an, wenn alle Artikel erhalten sind, und pendent, wenn Artikel noch auf die Lieferung warten.
Die Rechnungsbetrag-Spalte zeigt den Gesamtbetrag aller Kreditorenrechnungen, die mit einem einzelnen Kaufauftrag verknüpft sind. Normalerweise würden Sie nur eine Rechnung mit einem Auftrag verknüpfen. Es gibt jedoch Fälle, in denen ein Lieferant Sie in Teilen abrechnen könnte, indem er mehrere Rechnungen für einen einzigen Auftrag ausstellt. Diese Funktion stellt sicher, dass der Gesamtsumme aller dieser Rechnungen mit dem gesamten Bestellbetrag übereinstimmt.
Die Rechnungsstatus Spalte kann auf verrechnet, teilweise fakturiert oder nicht verrechnet gesetzt werden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, schnell zu erkennen, welche Bestellungen auf die Rechnung warten und welche Bestellungen vollständig verrechnet wurden.
Klicken Sie auf die Spalten ändern Schaltfläche, um auszuwählen, welche Spalten Sie anzeigen möchten.
Für mehr Informationen, siehe: Spalten ändern
Der Bildschirm für Kaufaufträge zeigt eine Liste aller Kaufaufträge. Wenn Sie die einzelnen Linien über alle Kaufaufträge ansehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Kaufaufträge - Linien in der unteren rechten Ecke.
Für mehr Informationen, siehe: Kaufaufträge — Linien
Um zu überwachen, ob Ihre Kaufaufträge korrekt von den Lieferanten verrechnet werden, gehen Sie zu Spalten ändern und aktivieren Sie die Spalten Rechnungsbetrag und Rechnungsstatus.
Wenn Sie den Inventarartikel-Reiter verwenden und Inventarartikel kaufen, haben Sie die Möglichkeit, den Lieferstatus für jede Bestellung zu überwachen. Um dies zu tun, klicken Sie auf den Spalten ändern-Button und aktivieren Sie die Zu erhaltende Menge- und Lieferstatus-Spalten.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Zahlungsstatus an den Lieferanten nicht innerhalb der Bestellung selbst verfolgt wird. Diese Informationen finden Sie im Reiter Kreditorenrechnungen. Das Hauptziel der Verfolgung von Kaufaufträgen ist sicherzustellen, dass einzelne Bestellungen genau verrechnet oder erfüllt werden.
Nutze Erweiterte Abfragen, um Kaufaufträge auf dem Bildschirm für Kaufaufträge zu organisieren, auszufiltern und zu kategorisieren.
Zum Beispiel können Sie nur die Kaufaufträge anzeigen, für die Sie noch auf die Lieferung vom Lieferanten warten.
Für mehr Informationen, siehe: Erweiterte Abfragen