Das Zahlungs-Formular erfasst Geld, das Ihr Geschäft über Bankkonten oder Bargeldkonten verlässt. Verwenden Sie dieses Formular, um alle ausgehenden Transaktionen für eine genaue finanzielle Verfolgung und Berichterstattung zu dokumentieren.
Häufige Zahlungsarten umfassen Einkäufe von Lieferanten, Angestelltenlöhne, Steuerzahlungen an Regierungsbehörden, Mietaufwand, Dienstleistungen und andere geschäftliche Aufwendungen. Das Formular bietet spezialisierte Funktionen für verschiedene Zahlungsszenarien.
Um eine Zahlung zu erfassen, wähle zuerst das Bank- oder Bargeldkonto aus, von dem das Geld bezahlt wird. Gib das Datum an, an dem die Zahlung gemacht wurde oder gemacht wird. Lege dann fest, wer die Zahlung erhalten hat, indem du die Art des Zahlungsempfängers und den spezifischen Empfänger wählst.
Für Lieferantenzahlungen zeigt das System automatisch alle offenen Kreditorenrechnungen an. Du kannst auswählen, welche Rechnungen bezahlt werden sollen, und den Betrag für jede angeben. Das Formular zeigt den Rechnungsbetrag an, um eine genaue Zahlungszuordnung zu gewährleisten.
Für andere Zahlungen, weise den Zahlungsbetrag den entsprechenden Aufwandkonten zu. Du kannst eine einzelne Zahlung auf mehrere Konten aufteilen, wenn nötig. Zum Beispiel könnte eine Utility-Zahlung zwischen den Aufwandkonten für Energie- und Entsorgungsaufwand und Wasser aufgeteilt werden.
Markiere Zahlungen als pendent, wenn sie dein Bankkonto noch nicht freigegeben haben. Dieser Status hilft bei der Bankabstimmung, indem er zwischen Zahlungen unterscheidet, die erfasst, aber noch nicht von der Bank verarbeitet wurden. Sobald die Zahlung freigegeben ist, kannst du ihren Status aktualisieren.
Das Formular unterstützt die Verfolgung von Steuern, indem Sie Steuerbeträge auf Zahlungszeilen angeben können. Sie können auch unterstützende Dokumente wie Quittungen oder Rechnungen anhängen, um eine vollständige Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Benutzerdefinierte Felder können hinzugefügt werden, um zusätzliche Informationen, die auf Ihre geschäftlichen Anforderungen zugeschnitten sind, festzuhalten.
Das Zahlungsformular enthält die folgenden Felder:
Gib das Datum ein, an dem du diese Zahlung gemacht hast.
Dieses Datum bestimmt, wann die Zahlung in deinen Büchern erfasst wird und zu welchem Rechnungszeitraum sie gehört.
Für Schecks verwenden Sie das Datum, das auf dem Scheck geschrieben ist. Für elektronische Zahlungen verwenden Sie das Transaktionsdatum.
Geben Sie eine Referenznummer ein, um diese Zahlung eindeutig zu identifizieren.
Gemeinsame Referenzen umfassen Schecknummern, Bestätigungen von Überweisungen oder elektronische Zahlungs-IDs.
Referenzen helfen Ihnen, Zahlungen mit Kontoauszügen abzugleichen und spätere spezifische Transaktionen zu finden.
Wähle das
Die Bilanz des gewählten Kontos wird um den Betrag der Zahlung sinken.
Wenn Sie das Zahlungskonto noch nicht erstellt haben, richten Sie es zuerst unter
Wähle den Clearing-Status für Bankzahlungen.
Wähle Freigegeben, wenn die Zahlung bereits von deinem Bankkonto abgezogen wurde.
Wählen Sie
Dieser Status ist entscheidend für eine genaue Bankabstimmung und Cashflow-Berichterstattung.
Geben Sie den
Dieser Kurs gilt bei Zahlungen von einem Bankkonto in Fremdwährung.
Der Devisenkurs bestimmt den Wert der Basis-Währung für die Finanzberichterstattung.
Sie können automatische Wechselkurse unter
Wähle die Art des Zahlungsempfängers, der diese Zahlung erhält.
Wählen Sie das
Wählen Sie das
Wählen Sie
Geben Sie eine optionale Beschreibung ein, um Kontext zu dieser Zahlung bereitzustellen.
Beschreibungen helfen, den Zweck der Zahlung bei der Überprüfung von Transaktionen zu identifizieren.
Fügen Sie Details wie Rechnungsnummern, Kaufauftrag-Referenzen oder den Grund für die Zahlung hinzu.
Zeilenartikel hinzufügen, um diese Zahlung den entsprechenden Konten zuzuordnen.
Jede Zeile kann auf verschiedene `Aufwandskonten` buchen, auf `Kreditorenrechnungen` angewendet werden oder `Lieferantenartikel` erfassen.
Verwenden Sie mehrere Linien, um eine einzelne Zahlung auf verschiedene Ausgaben Kategorien oder Rechnungen aufzuteilen.
Linien ohne Konten werden automatisch den ältesten unbezahlten Rechnungen für den gewählten Lieferanten zugewiesen.
Wähle ein Kennzeichen Inventar-Artikel oder Kennzeichen nicht inventarisierter Artikel zum Kaufen.
Wenn ein Artikel gewählt wird, wird das passende Aufwandkonto automatisch basierend auf den Einstellungen des Artikels ausgefüllt.
Lass es leer, wenn du stattdessen das Konto manuell angeben möchtest.
Wähle das Konto, um diese Zahlungszeile zu kategorisieren.
Wenn du einen
Für direkte Zahlungsaufwendungen wählen Sie das entsprechende Aufwandkonto aus Ihrem Kontenplan aus.
Gemeinsame Aufwandkonten umfassen Versorgungsunternehmen, Mietaufwand, Materialien oder Honorare.
Für Zahlungen an Lieferanten gegen Rechnungen, wähle
Beim Bezahlen von Lieferanten kannst du eine spezifische
Die automatische Zuordnung wendet Zahlungen zuerst auf die ältesten offenen Rechnungen an (FIFO Methode).
Für Anlagenkäufe, wähle
Für verrechenbare Aufwand, die die Kunden zurückerstatten werden, wähle verrechenbare Aufwand und den Kunde.
Für Zahlungen an Angestellte nach der Lohnabrechnung, wähle das
Die Kontowahl bestimmt, wie diese Zahlung in den Finanzrapporten erscheint und beeinflusst die Kontobilanzen.
Geben Sie eine Beschreibung für diese Zahlungszeile ein.
Beschreibungen geben Details darüber, wofür dieser spezifische Artikel bezahlt wird.
Dieses Feld erscheint nur, wenn die
Gib die Menge der zu kaufenden Artikel ein.
Für Inventarartikel aktualisiert dies Ihre Lagerbestände am angegebenen Lagerort.
Für Dienstleistungen, geben Sie Stunden, Einheiten oder andere messbare Mengen ein.
Dieses Feld erscheint nur, wenn die
Gib den Preis pro Einheit für diesen Artikel ein.
Der Einzelpreis multipliziert mit der Menge ergibt die Zeile Total vor Rabatten und Steuer.
Für Dienstleistungen könnte dies ein Stundensatz oder Preis pro Einheit der Dienstleistung sein.
Wähle den
Dies bestimmt, welcher Lagerort die gekaufte Lagerbestände erhalten wird.
Erscheint nur, wenn Sie die Inventarstandorte aktiviert haben und Inventarartikel kaufen.
Aktivieren Sie die Zeilennummern, um die fortlaufende Nummerierung für jede Zahlung Zeile anzuzeigen.
Zeilennummern helfen, wenn man über spezifische Linien in komplexen Zahlungen spricht oder verweist.
Nützlich zum Abgleichen von Zahlungsdetails mit unterstützender Dokumentation oder Kaufaufträgen.
Aktivieren Sie die
Die Beschreibungen der Zeile dokumentieren, wofür jeder Teil einer geteilten Zahlung ist.
Wichtig für Auslagen Zahlungen, die detaillierte Dokumentation für Genehmigung oder Rückerstattung benötigen.
Aktivieren Sie die Spalten
Wichtig für Einkäufe, wo du Mengen und Stückekost erfassen musst.
Auch nützlich für Dienstleistungen, die nach Stunden, Einheiten oder anderen messbaren Mengen abgerechnet werden.
Das System berechnet die Zeilentotale, indem es die Menge mit dem Einzelpreis multipliziert.
Aktivieren Sie die
Wähle zwischen Prozentanteil-Rabatten oder festen Beträgen-Rabatten.
Rabatte werden pro Zeile berechnet und reduzieren den Betrag vor den Steuerberechnungen.
Nützlich für Skonti, Mengerrabatte oder verhandelte Preisreduzierungen.
Geben Sie an, ob die Zeilenbeträge die Steuer einschließen oder ausschließen.
Überprüfen Sie dieses Kästchen, wenn Beträge steuerexklusiv sind - die Steuer wird berechnet und zu den Zeilenbeträgen hinzugefügt.
Lassen Sie es deaktiviert, wenn die Beträge bereits die Steuer enthalten – die Steuer wird berechnet, aber in den Zeilenbetrag einbezogen.
Diese Einstellung beeinflusst den endgültigen Zahlungsbetrag und wie die Steuerbeträge angezeigt werden.
Aktiviere feste Gesamtsumme, um diese Zahlung an einen bestimmten Betrag anzupassen.
Nützlich, wenn Sie genaue Banktransaktionsbeträge abgleichen oder Rundenunterschiede behandeln müssen.
Jeder Unterschied zwischen Zeilenartikeln und der festen Gesamtsumme wird automatisch an das
Der Eintrag im Interimskonto hilft Ihnen, später Abweichungen zu untersuchen und zu korrigieren.
Aktivieren Sie den benutzerdefinierten Titel, um die standardmäßige 'Zahlung'-Überschrift in Formularen zu ersetzen.
Nützlich für die Erstellung spezialisierter Zahlungsarten wie 'Spesenrückerstattung' oder 'Lieferantenzahlung'.
Der benutzerdefinierte Titel erscheint auf gedruckten und per E-Mail versendeten Zahlungsformularen.
Aktivieren Sie die Spalte für den Steuerbetrag, um die berechnete Steuer für jede Zeile anzuzeigen.
Zeigt, wie die Steuer zeilenweise berechnet wird, mit Runden, das auf jede Zeile separat angewendet wird.
Hilft, die Steuerberechnungen zu überprüfen und gewährleistet die Einhaltung der Steuer-Rundungsregeln.
Die totale Steuer ist die Summe der einzeln gerundeten Zeilensteuern, nicht eine Berechning auf das Total.
Aktivieren Sie benutzerdefinierte Fusszeilen, um zusätzliche Informationen am Ende der Zahlungsformulare hinzuzufügen.
Fusszeilen können Zahlungskonditionen, Anleitungen zur Überweisung oder Genehmigungsunterschriften enthalten.
Erstelle wiederverwendbare Fusszeilen unter