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Kaufaufträge formalizieren Ihr Engagement für den Kauf und erstellen eine rechtliche Verpflichtung zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten.
Kaufaufträge erfüllen mehrere kritische Funktionen in Ihrem Beschaffungsprozess:
• Genehmigung - Sie geben formelle Zustimmung für Einkäufe und legen Ausgabensteuerungen fest
• Rechtsschutz - Sie erstellen eine verbindliche Vereinbarung mit klaren Bedingungen und Konditionen
• Budgetkontrolle - Sie helfen dabei, die gebundenen Aufwände im Vergleich zu den verfügbaren Budgets zu verfolgen.
• Inventarverwaltung - Si sørge für e rechtzeiti Bestellung vo Material, um optimale Lagerbestände z'halte.
• Rechnungsabgleich - Sie bieten eine Referenz zur Überprüfung von Lieferantenrechnungen gegenüber vereinbarten Preisen und Mengen.
Beim Erstellen eines Kaufauftrags, achten Sie sorgfältig auf:
• Lieferantendetails - Stelle sicher, dass der richtige Lieferant ausgewählt ist
• Artikel-Spezifikationen - Einschliessen Sie genaue Beschreibungen, Mengen und Einzelpreise
• Lieferinformationen - Geben Sie Liefertermine, Lagerorte und Versandanleitungen an
• Zahlungsbedingungen - Definieren, wann und wie Zahlung gemacht wird
• Besondere Bedingungen - Fügen Sie alle spezifischen Anforderungen oder Bedingungen im Bemerkungen-Bereich hinzu
Kaufaufträge integrieren sich nahtlos mit anderen Dokumenten in Ihrem Beschaffungsworkflow:
• Von Offerten - Genehmigte
• An Quittungen - Lieferungen über
• An Rechnungen - Kreditorenrechnungen gegen Kaufaufträge abgleichen, um Preise und Mengen zu überprüfen
Das System verfolgt automatisch die ausstehenden Mengen und Beträge, damit Sie die Leistung der Lieferanten überwachen und die vollständige Erfüllung der Bestellungen sicherstellen können.
Dieses Formular enthält die folgenden Felder:
Gib das Datum des Kaufauftrags ein. Dies ist normalerweise der Zeitpunkt, an dem der Auftrag beim Lieferanten aufgegeben wird.
Gib eine Referenznummer für diesen Kaufauftrag ein. Das könnte deine PO-Nummer oder eine beliebige Referenz sein, die hilft, den Auftrag zu verfolgen.
Wähle den Lieferanten, von dem du bestellst. Dies bestimmt die Währung und die Zahlungsbedingungen für die Bestellung.
Optional verknüpfen Sie diesen Kaufauftrag mit einem Kaufangebot. Dies hilft, die Umwandlung von Offerten zu Aufträgen zu verfolgen und sichert die vereinbarten Preise.
Optional, fügen Sie eine Beschreibung oder Bemerkungen zu dieser Bestellung hinzu, wie z.B. Lieferanweisungen oder besondere Anforderungen.
Geben Sie die Artikel ein, die Sie bestellen. Jede Zeile enthält den Artikel, die Menge, den Einzelpreis und andere Details.
Aktivieren Sie dieses Feld, wenn die Preise von Ihrem Lieferant bereits die Steuer enthalten. Lassen Sie es deaktiviert, wenn die Steuer zusätzlich zu den Preisen hinzugerechnet wird.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Zeilennummern auf dem Kaufauftrag anzuzeigen. Dies hilft, spezifische Artikel beim Kommunizieren mit Lieferanten zu referenzieren.
Aktivieren Sie dieses Kästchen, um eine Rabattspalte zu aktivieren, in der Sie ausgehandelte Artikel-Rabatte festhalten können.
Wähle, ob Rabatte als Prozentsätze oder feste Beträge eingegeben werden.
Markieren Sie dieses Kästchen, wenn die Abgeltungssteuer für diesen Einkauf gilt. Dies ist typischerweise für bestimmte Arten von Dienstleistungen oder Lieferanten erforderlich.
Dies zeigt an, ob der Kaufauftrag abgesetzt wurde. Abgesagte Bestellungen bleiben im System zur Aufzeichnung, sind jedoch inaktiv.