A jóváírások pénzügyi dokumentumok, amelyek csökkentik az ügyfél által tartozott összeget. Formális nyilvántartást nyújtanak a visszatérítésekről, visszáruzásokról vagy az ügyfélszámlák igazításairól.
Használja ezt a űrlapot, hogy kötelezettségeket adjon ki az ügyfeleknek, amikor csökkenteni kell a kintlevőségüket vagy visszatérítéseket kell feldolgozni.
Jóváírásokat a következő helyzetekben kell kiadni:
• Ügyfél visszaküldi a termékeket vagy megszünteti a szolgáltatásokat
• Árhibákat vétettél az eredeti számlán, amelyeket ki kell javítani.
• Ügyfél fogadott sérült, hibás vagy helytelen cikkeket
• Kedvezményeket, visszatérítéseket vagy jóakarat kedvezményeket szeretne adni a számla után.
• Ügyfél túlfizetett és rögzíteni kell a követel egyenleget
Jóváírás létrehozásakor kövesse ezeket a lépéseket:
• Kijelölés az ügyféltől a legördülő listából
• Hivatkozzon az eredeti értékesítési számlaszámra, ha ez a követel kapcsolódik egy konkrét számlához.
• Írja be a követelésre kerülő cikkeket és mennyiségeket - használjon pozitív mennyiségeket
• Tartalmazzon egy világos leírást, amely magyarázza a követel okát
• Adj hozzá bármilyen releváns megjegyzést vagy hivatkozási számot
A rendszer Önműködő módon kezeli a következőket, amikor elment egy jóváírást:
• Frissíti az ügyfél könyvelési számla egyenlegét, hogy csökkentse az adósságát.
• A visszatért követel cikkeket visszahelyezi a készletbe (ha alkalmazható)
• Létrehozza a szükséges könyvelési bejegyzéseket a pontos pénzügyi nyilvántartások fenntartásához
• A követelt elérhetővé tétele jövőbeli számlákra való alkalmazásra vagy visszatérítésként való feldolgozásra
Töltse ki a jóváírás részleteit az alábbi mezők segítségével. A szükséges mezők csillaggal () vannak jelölve.
Adja meg a dátumot, amikor ezt a jóváírást az ügyfélnek kiállítják.
Ez a dátum határozza meg, hogy mikor csökkenti a követel a ügyfél könyvelési számla egyenlegét, és jelenik meg a pénzügyi beszámolókban.
Adjon meg egy hivatkozási számot ehhez a jóváíráshoz. Ez segít nyomon követni és azonosítani a jóváírást a kommunikációk során.
Önműködő számozást használhat, ha ezt a mezőt üresen hagyja, vagy megadhatja saját hivatkozási számát a jobb szervezés érdekében.
Kijelölje azt az ügyfelet, aki megkapja ezt a jóváírást. A számlázási cím önműködően kitöltődik.
A jóváírás csökkenteni fogja, hogy ez az ügyfél mennyivel tartozik Önnek, és alkalmazható a fennálló számláik ellen.
Nem kötelező, hogy ezt a jóváírást egy konkrét értékesítési számlához kapcsolja. Ez segít nyomon követni, hogy melyik számla van jóváírva, és automatikusan alkalmazhatja a követelt.
Ha egy számlához kapcsolódik, a követel automatikusan a konkrét számla egyenlegével szemben kerül elszámolásra.
Írd be az ügyfél számlázási címét. Ez automatikusan ki van töltve az ügyfél nyilvántartásból, de módosítható.
A cím megjelenik a nyomtatott jóváírásban, és egyeznie kell azzal, ahová ezt az ügyfelet értesítést küld.
Ha az ügyfél külföldi pénznemet használ, adja meg az árfolyamot a bázis devizanemre való átváltáshoz.
Az árfolyam határozza meg, hogy a külföldi pénznem összeg hogyan konvertálódik a bázis devizanemre könyvelési célokból.
Nem kötelező, addítsa meg a jóváírás leírását vagy okát, például 'Termék visszaküldés' vagy 'Árkorrekció'.
Ez a leírás segít dokumentálni, miért került kiállításra a követel, és megjelenik a beszámolókban, de nem a jóváíráson önmagában.
Kérjük, adja meg a követelt sorcikkeket. Minden sor egy terméket vagy szolgáltatást képvisel a követelhető összeggel.
A soroknak meg kell egyezniük az eredetileg eladottakkal, beleértve a megfelelő könyvelési számlákat, adó azonosítókat és nyomon követési kategóriákat.
Jelölje be ezt a mezőt a sor számok megjelenítéséhez a jóváíráson. Ez segít a konkrét cikkek hivatkozásában.
A sorszámok megkönnyítik a konkrét cikkekről való beszélgetést az ügyfelekkel és lehetővé teszik, hogy azokat az eredeti számlához illesszük.
Jelölje be ezt a négyzetet, hogy minden sor cikkhez megjelenjen egy leírás oszlop, lehetővé téve a részletes magyarázatokat minden követelhez.
A leírások segítenek elmagyarázni, miért követel minden cikk, ami különösen hasznos részleges követelések vagy igazítások esetén.
Jelölje be ezt a négyzetet, ha az ön által megadott összegek már tartalmazzák az áfát. Hagyja üresen, ha az áfát külön kell kiszámítani.
Ez a beállítás megfeleljen az eredeti számla létrehozásának módjának, hogy biztosítsa a pontos áfa számításokat.
Jelölje be ezt a négyzetet, ha az adóelőleg érvényes erre a jóváírásra. Ez módosítja a korábban rögzített adóelőleget.
Az adóelőleg követelések megfordítják az adóelőleget, amely az eredeti számlán lett rögzítve.
Jelölje be ezt a négyzetet, ha ez a jóváírás a fizikai áruk visszatérését is jelenti, frissítve a készlet szintjeit.
Ha be van jelölve, a jóváírás egy áruk átvételként is működni fog, visszaadva a visszaküldött cikkeket a készletbe.
Kijelölés a leltárhelyhez, ahová a visszaküldött áruk fogadott állományba kerülnek.
Ez meghatározza, hogy melyik raktár vagy helyszín kapja meg a visszaküldött készletcikkeket a jövőbeli értékesítéshez.