Kreditnota er finansielle dokumenter som reduserer beløpet en kunde skylder deg. De gir et formelt register over refusjoner, returer eller endringer til kundekontoer.
Bruk dette skjemaet for å utstede kreditter til kunder når du trenger å redusere deres utestående balanse eller behandle refusjoner.
Utsted kreditnotaer i følgende situasjoner:
• Kunde returnerer varer eller avbryter tjenester
• Du gjorde prisfeil på den originale fakturaen som må rettes.
• Kunde mottatt skadede, defekte eller feil artikler
• Du ønsker å gi rabatter etter faktura, rabatter eller goodwill-tilskudd.
• Kunde betalt for mye og du må registrere Kredit Balanse
Når du oppretter en kreditnota, følg disse trinnene:
• Velg kunden fra nedtrekkslisten
• Referer til det originale fakturanummeret dersom denne kreditten gjelder en spesifikk faktura
• Tast inn artiklene og kvantitetene som blir kreditert - bruk positive kvantiteter
• Inkluder en klar beskrivelse som forklarer grunnen til kreditten.
• Legg til eventuelle relevante merknader eller referansenummer
Systemet håndterer automatisk følgende når du lagrer en kreditnota:
• Oppdaterer kundens kontoplan balanse for å redusere det de skylder
• Tilbakeleveringer kreditere lager varer tilbake til lageret (hvis aktuelt)
• Oppretter nødvendige bokføringer for å opprettholde nøyaktige finansielle poster
• Gjør kredit tilgjengelig for å bruke mot fremtidige fakturaer eller behandle som en refusjon
Fyll ut detaljene for kreditnotaen ved bruk av feltene nedenfor. Påkrevde felt er merket med en stjerne (*).
Skriv inn datoen når denne kreditnotaen er utstedt til kunden.
Denne datoen bestemmer når kreditten reduserer kundens kontoplan balanse og vises i finansielle rapporter.
Skriv inn et referansenummer for denne kreditnotaen. Dette hjelper med å spore og identifisere kreditnotaen i kommunikasjonen.
Du kan bruke automatisk nummerering ved å la dette feltet stå tomt, eller skrive inn ditt eget referansenummer for bedre organisering.
Velg kunden som vil motta denne kreditnotaen. Deres fakturaadresse vil automatisk fylles ut.
Kreditnotaen vil redusere hva denne kunden skylder deg og kan brukes mot deres utestående fakturaer.
Valgfritt, koble denne kreditnotaen til en spesifikk faktura. Dette hjelper med å spore hvilken faktura som blir kreditert og kan automatisk anvende krediten.
Hvis knyttet til en faktura, vil kreditten bli automatisk tildelt mot den spesifikke fakturaens balanse.
Legg inn kundens fakturaadresse. Dette fylles automatisk ut fra kundeposten, men kan endres.
Adressevisningen står på den skrevne kreditnotaen og bør samsvare med hvor du sender korrespondanse til denne kunden.
Hvis kunden bruker en fremmed valuta, skriv inn valutakursen for å konvertere til din primære valuta.
Valutakursen bestemmer hvordan valutabeløpet konverteres til din primær valuta for regnskapsformål.
Valgfritt, legg til en beskrivelse eller grunn for denne kreditnotaen, som 'Produktretur' eller 'Prisjustering'.
Denne beskrivelsen hjelper med å dokumentere hvorfor kreditten ble utstedt og vises på rapporter, men ikke på kreditnotaen selv.
Skriv inn linjeartiklene som krediteres. Hver linje representerer et produkt eller en tjeneste med beløpet som skal krediteres.
Linjeartikler bør samsvare med det som opprinnelig ble solgt, inkludert de samme kontoene, skattekodene og sporingskategoriene.
Kryss av i denne boksen for å vise linjenumre på kreditnotaen. Dette hjelper med å referere til spesifikke artikler.
Linjenumre gjør det enklere å diskutere spesifikke artikler med kunder og matche dem til den originale fakturaen.
Merk denne boksen for å vise en beskrivelsekolonne for hver linjeartikkel, som tillater detaljerte forklaringer for hver kredit.
Beskrivelser hjelper med å forklare hvorfor hver artikkel blir kreditert, noe som er spesielt nyttig for delvise kreditter eller endringer.
Kryss av i denne boksen hvis beløpene du oppgir allerede inkluderer avgift. La være å krysse av hvis avgift skal beregnes i tillegg.
Denne innstillingen bør samsvare med hvordan den opprinnelige fakturaen ble opprettet for å sikre nøyaktige avgiftsberegninger.
Kryss av for denne boksen hvis kildeskatt gjelder for denne kreditnotaen. Dette justerer kildeskatten som tidligere er registrert.
Kildeskatt kreditter reverserer kildeskatten som ble registrert på den originale fakturaen.
Kryss av i denne boksen hvis denne kreditnotaen også representerer en retur av fysiske varer, og oppdaterer beholdningsnivåene.
Når sjekket, vil kreditnotaen også fungere som et mottak av varer, og legge de returnerte artiklene tilbake i inventar.
Velg lagerplasseringen hvor returnerte varer vil bli mottatt tilbake i lager.
Dette bestemmer hvilken lager eller plassering som mottar de returnerte lager varene for fremtidig salg.