Skjemaet for
Vanlige betalingstyper inkluderer innkjøp fra leverandører, ansattes lønn, avgiftsbetalinger til offentlige etater, leie, verktøy, og andre utgifter. Skjemaet gir spesialiserte funksjoner for ulike betalinger.
For å registrere en betaling, start med å velge bank eller kontantkonto hvorfra pengene skal betales. Oppgi datoen når betalingen ble gjort eller vil bli gjort. Deretter spesifiser hvem som mottok betalingen ved å velge betalingsmottaker type og den spesifikke mottakeren.
For leverandørbetalinger viser systemet automatisk eventuelle utestående transport fakturaer. Du kan velge hvilke fakturaer som skal betales og spesifisere beløpet for hver. Skjemaet viser fakturaen balanse for å hjelpe med å sikre nøyaktig tildeling av betalingen.
For andre betalinger, tildel betalingsbeløpet til passende utgiftskontoer. Du kan dele en enkelt betaling mellom flere kontoer om nødvendig. For eksempel kan en betaling for tjenester deles mellom elektrisitet og vann utgiftskontoer.
Merk betalinger som ventende hvis de ikke er godkjent på bankkontoen din ennå. Denne statusen hjelper med bankavstemmning ved å skille mellom betalinger som har blitt registrert, men som ikke er behandlet av banken ennå. Når betalingen er godkjent, kan du oppdatere statusen.
Skjemaet støtter avgiftssporing ved å la deg spesifisere skattebeløp på betalingslinjer. Du kan også legge ved støtte-dokumentasjon som kvitteringer eller fakturaer for å opprettholde en komplett revisjonslinje. Egendefinerte felt kan legges til for å fange opp tillegg informasjon spesifikk for dine virksomhetsbehov.
Betalingsskjemaet innholder følgende felt:
Skriv inn datoen da du gjorde denne betalingen.
Denne datoen bestemmer når betalingen blir registrert i kontoplanen din og hvilken regnskapsperiode den tilhører.
For sjekker, bruk datoen skrevet på sjekken. For elektroniske betalinger, bruk transaksjonsdatoen.
Skriv inn et referansenummer for å entydig identifisere denne betalingen.
Vanlige referanser inkluderer sjekknummere, bekreftelser på overføring, eller elektroniske betalings-IDer.
Referanser hjelper deg med å matche betalinger til oppstillinger og finne spesifikke transaksjoner senere.
Velg
Balanse for den valgte kontoplanen vil reduseres med betalingsbeløpet.
Hvis du ikke har opprettet betalingskontoen enda, sett den opp under
Velg rydde status for bankbetalinger.
Velg
Velg
Denne status er avgjørende for nøyaktig bankavstemmning og rapportering av kontantstrøm.
Skriv inn
Denne raten gjelder ved betaling fra en bankkonto i fremmed valuta.
Valutakursen bestemmer verdien av den primære valutaen for finansiell rapportering.
Du kan konfigurere automatiske valutakurser under
Velg typen betalingsmottaker som mottar denne betalingen.
Velg
Velg
Velg
Skriv en valgfri beskrivelse for å gi kontekst om denne betalingen.
Beskrivelser hjelper med å identifisere betalingsformålet når du gjennomgår transaksjoner.
Inkluder detaljer som fakturanummer, referanser for innkjøpsordre eller årsaken til betalingen.
Legg til linjeartikler for å fordele denne betalingen til passende kontoer.
Hver linje kan postes til forskjellige
Bruk flere linjer for å dele en enkelt betaling på tvers av forskjellige utgiftskategorier eller fakturaer.
Linjer uten kontoer vil automatisk bli tildelt de eldste ubetalte fakturaene for den valgte leverandøren.
Velg en
Når en artikkel er valgt, fylles den aktuelle utgiftskontoen automatisk basert på artikkelens innstillinger.
La stå tomt hvis du vil spesifisere kontoplanen manuelt i stedet.
Velg kontoplan for å kategorisere denne betalingslinjen.
Hvis du har valgt en
For direkte utgiftsbetalinger, velg den passende utgiftskontoen fra din
Vanlige utgiftskontoer inkluderer verktøy, leie, forsyninger eller profesjonelle gebyrer.
For betalinger til leverandører mot fakturaer, velg
Når du betaler leverandører, kan du velge en spesifikk
Automatisk tildeling anvender betalinger på de eldste ubetalte fakturaene først (FIFO-metode).
For innkjøp av anleggsmidler, velg
For fakturerbare utgifter som kundene vil refundere, velg
For betalinger til ansatte etter lønn, velg
Valg av kontoplan bestemmer hvordan denne betalingen fremstår i finansrapporter og påvirker kontobalanser.
Skriv en beskrivelse for denne betalingslinjen.
Beskrivelser gir detaljer om hva denne spesifikke linjeartikkelen betaler for.
Dette feltet vises bare når
Skriv inn antallet artikler som kjøpes.
For lager, dette oppdaterer ditt varelager på den angitte plasseringen.
For tjenester, angi timer, enheter eller annet målbar mengder.
Dette feltet vises kun når
Oppgi prisen per enhet for denne linjen artikkel.
Enhetsprisen multiplisert med antall gir linjetotalen før rabatter og avgift.
For tjenester kan dette være en timepris eller pris per enhet av tjenesten.
Velg
Dette bestemmer hvilken lager eller plassering som vil motta det kjøpte inventaret.
Vises kun når du har aktivert lagerlokasjoner og kjøper lager varer.
Aktiver linjenumre for å vise sekvensielle nummerering for hver betalingslinje.
Linjenummer hjelper når man diskuterer eller refererer til spesifikke linjer i komplekse betalinger.
Nyttig for å matche betalingsdetaljer med støttedokumentasjon eller innkjøpsordrer.
Aktiver
Linjebeskrivelser dokumenterer hva hver del av en delt betaling er for.
Essensielt for utgiftsbetalinger som trenger detaljert dokumentasjon for godkjenning eller refusjon.
Aktiver
Nødvendig for innkjøp hvor du trenger å registrere mengder og enhetskostnader.
Også nyttig for tjenester fakturert per timer, enheter eller annet målbar kvantitet.
Systemet beregner linjetotaler ved å multiplisere kvantitet med enhetspris.
Aktiver
Velg mellom prosentrabatter eller faste beløpsrabatter.
Rabatter beregnes per linje og reduserer beløpet før avgiftsberegningene.
Nyttig for rabatter for tidlig betaling, volumrabatter eller forhandlede prisreduksjoner.
Spesifiser om linje beløp inkluderer eller ekskluderer avgift.
Kryss av i denne boksen hvis beløp er uten avgift - avgift vil bli beregnet og lagt til linje beløp.
La være umerket hvis beløpene allerede inkluderer avgift - avgift vil bli beregnet, men inkludert i linjebeløpet.
Denne innstillingen påvirker det endelige betalingsbeløpet og hvordan skattebeløp vises.
Aktiver faste total for å tvinge denne betalingen til å matche et spesifikt beløp.
Nyttig når du trenger å matche eksakte banktransaksjonsbeløp eller håndtere avrundingsforskjeller.
Enhver forskjell mellom linjeartikler og den faste totalen vil bli automatisk postert til
Avregning kontoplan oppføringen hjelper deg med å undersøke og korrigere avvik senere.
Aktiver tilpasset tittel for å erstatte den standard 'Betaling' overskriften på skjemaer.
Nyttig for å lage spesialiserte betalingstyper som 'Utgiftsrefusjon' eller 'Leverandørbetaling'.
Den tilpassede tittelen vises på skrevne ut og sendte e-post betalingsskjemaer.
Aktiver kolonnen for skattebeløp for å vise beregnet avgift for hver linje.
Viser hvordan avgift beregnes linje for linje, med avrunding brukt på hver linje separat.
Hjelper med å verifisere avgiftsberegninger og sikrer overholdelse av avgiftsavrundingsregler.
Den totale avgiften er summen av individuelt avrundede linjeavgifter, ikke en beregning på totalt.
Aktiver tilpassede bunntekster for å legge til ekstra informasjon nederst på betalingsskjemaer.
Bunntekster kan inkludere betalingsvilkår, betalingsinstruksjoner eller autorisasjonsunderskrifter.
Opprett gjenbrukbare bunntekster under