En
Innkjøpsordrer formaliserer ditt engasjement til å kjøpe og oppretter en juridisk forpliktelse mellom deg og din leverandør.
Innkjøpsordrer tjener flere kritiske funksjoner i innkjøpsprosessen din:
• Autorisasjon - De gir formell godkjenning for innkjøp og etablerer utgiftskontroller
• Juridisk beskyttelse - De oppretter en bindende avtale med klare vilkår og betingelser
• Budsjettkontroll - De hjelper med å spore forpliktede utgifter opp mot tilgjengelige budsjetter
• Lagerstyring - De sikrer rettidig bestilling av materialer for å opprettholde optimale lager nivåer.
• Faktura matching - De gir en referanse for å verifisere leverandør fakturaer mot avtalte priser og mengder
Når du oppretter en innkjøpsordre, vær nøye med:
• Leverandørdetaljer - Sørg for at riktig leverandør er valgt
• Artikkelspecifikasjoner - Inkluder nøyaktige beskrivelser, kvantiteter og enhetspriser
• Leveringsinformasjon - Spesifiser leveringsdatoer, plasseringer og fraktinstruksjoner
• Betalingsbetingelser - Definer når og hvordan betaling vil bli gjort
• Spesielle vilkår - Legg til eventuelle spesifikke krav eller betingelser i merknadsseksjonen
Innkjøpsordrer integreres sømløst med andre dokumenter i din innkjøpsflyt:
• Fra tilbud - Konverter godkjente
• Til kvitteringer - Registrer leveranser gjennom
• Til fakturaer - Matche
Systemet sporer automatisk utestående mengder og beløp, noe som hjelper deg med å overvåke leverandørens ytelse og sikre fullstendig oppfyllelse av ordre.
Dette skjemaet innholder følgende felt:
Skriv inn datoen for innkjøpsordren. Dette er vanligvis når bestillingen er lagt inn hos leverandøren.
Skriv inn et referansenummer for denne innkjøpsordren. Dette kan være ditt PO-nummer eller en hvilken som helst referanse som hjelper med å spore bestillingen.
Velg leverandøren fra hvem du bestiller. Dette bestemmer valutaen og betalingsbetingelsene for bestillingen.
Valgfritt, link denne innkjøpsordren til et innkjøpstilbud. Dette hjelper med å spore tilbud-til-bestilling konvertering og sikrer avtalte priser.
Valgfritt, legg til en beskrivelse eller merknader om denne bestillingen, som leveringsinstruksjoner eller spesielle krav.
Skriv inn artiklene du bestiller. Hver linje inkluderer artikkelen, mengde, enhetspris og andre detaljer.
Kryss av i denne boksen hvis prisene fra din leverandør allerede inkluderer avgift. La stå uavhuket hvis avgift legges til på toppen av prisene.
Kryss av i denne boksen for å vise linjenumre på innkjøpsordren. Dette hjelper til med å referere til spesifikke artikler når man kommuniserer med leverandører.
Merk av i denne boksen for å aktivere en rabattkolonne hvor du kan registrere avtalte artiklerabatter.
Velg om rabatter skal registreres som prosent eller faste beløp.
Kryss av i denne boksen hvis kildeskatt gjelder for dette kjøpet. Dette er vanligvis påkrevd for visse typer tjenester eller leverandører.
Dette indikerer om innkjøpsordren er avlyst. Avlyste ordre forblir i systemet for arkivformål, men er ikke aktive.