Las notas de crédito son documentos financieros que reducen el importe que un cliente te debe. Proporcionan un registro formal de reembolsos, devoluciones o ajustes a las cuentas de los clientes.
Utiliza este formulario para emitir créditos a clientes cuando necesites reducir su saldo pendiente o procesar reembolsos.
Emita notas de crédito en las siguientes situaciones:
• El cliente devuelve mercancías o cancela servicios
• Cometiste errores de precios en la factura original que necesitan corrección
• Cliente recibió artículos dañados, defectuosos o incorrectos
• Quieres conceder descuentos, rebajas o concesiones de buena voluntad posteriores a la factura.
• Cliente sobrepagado y necesitas registrar el saldo de crédito.
Al crear una nota de crédito, sigue estos pasos:
• Seleccionar el cliente de la lista desplegable
• Haga referencia al número de factura de venta original si este crédito se relaciona con una factura específica.
• Ingrese los artículos y cantidades que se están acreditando - use cantidades positivas
• Incluya una descripción clara que explique el motivo del crédito.
• Añadir cualquier nota o número de referencia relevante
El sistema maneja automáticamente lo siguiente cuando guardas una nota de crédito:
• Actualiza el saldo de la cuenta del cliente para reducir lo que deben.
• Artículos de inventario con crédito devueltos a stock (si corresponde)
• Crea las entradas contables necesarias para mantener registros financieros precisos
• Hace el crédito disponible para aplicar contra futuras facturas o procesar como un reembolso.
Complete los detalles de la nota de crédito utilizando los campos a continuación. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco ().
Ingrese la fecha en que se emite esta nota de crédito al cliente.
Esta fecha determina cuándo el crédito reduce el saldo de la cuenta del cliente y aparece en los reportes financieros.
Ingrese un número de referencia para esta nota de crédito. Esto ayuda a rastrear e identificar la nota de crédito en las comunicaciones.
Puedes utilizar numeración automática dejando este campo en blanco, o ingresar tu propio número de referencia para una mejor organización.
Seleccionar el cliente que recibirá esta nota de crédito. Su dirección de facturación se rellenará automáticamente.
La Nota de Crédito reducirá lo que este Cliente te debe y puede aplicarse contra sus Facturas pendientes.
Opcionalmente, vincule esta nota de crédito a una factura de venta específica. Esto ayuda a rastrear qué factura está siendo acreditada y puede aplicar el crédito automáticamente.
Si está vinculado a una factura, el crédito se asignará automáticamente contra el saldo de esa factura específica.
Introduzca la dirección de facturación del cliente. Esto se llena automáticamente desde el registro del cliente, pero se puede modificar.
La dirección aparece en la nota de crédito impresa y debe coincidir con dónde envías la correspondencia a este cliente.
Si el cliente utiliza una moneda extranjera, ingrese el tipo de cambio para convertir a su moneda local.
El tipo de cambio determina cómo el importe moneda extranjera se convierte a tu moneda local para fines contables.
Opcionalmente, añade una descripción o motivo para esta nota de crédito, como 'Devolución de producto' o 'Ajuste de precio'.
Esta descripción ayuda a documentar por qué se emitió el crédito y aparece en los reportes pero no en la nota de crédito.
Ingrese los artículos de línea que se están acreditando. Cada línea representa un producto o servicio con el importe a ser acreditado.
Los artículos de la línea deben coincidir con lo que se vendió originalmente, incluidos las mismas cuentas, códigos de impuestos y categorías de seguimiento.
Marque esta casilla para mostrar números de línea en la nota de crédito. Esto ayuda a referenciar artículos específicos.
Los números de línea facilitan la discusión de artículos específicos con clientes y los emparejan con la factura original.
Marque esta casilla para mostrar una columna de descripción para cada artículo de línea, permitiendo explicaciones detalladas para cada crédito.
Las Descripciones ayudan a explicar por qué cada artículo está siendo acreditado, lo que es especialmente útil para créditos parciales o Ajustes.
Marque esta casilla si los importes que introduce ya incluyen impuesto. Deje desmarcada si el impuesto debe ser calculado adicionalmente.
Esta configuración debe coincidir con cómo se creó la factura original para garantizar cálculos de impuestos precisos.
Marque esta casilla si el impuesto retenido se aplica a esta nota de crédito. Esto ajusta el impuesto retenido previamente registrado.
Los créditos de impuesto retenido revierten el impuesto retenido que se registró en la factura original.
Marque esta casilla si esta nota de crédito también representa un retorno de bienes físicos, actualizando los niveles de inventario.
Cuando se marca, la nota de crédito también funcionará como un recibo de bienes, añadiendo los artículos devueltos de nuevo al inventario.
Seleccionar la ubicación del inventario donde los bienes devueltos serán recibidos de nuevo en stock.
Esto determina qué almacén o ubicación recibe los artículos de inventario devueltos para la venta futura.