La pantalla
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La pantalla muestra datos de línea de pago en columnas. Puedes personalizar qué columnas aparecen para centrarte en la información más relevante para tus necesidades.
La fecha en que se realizó el pago. Esto registra la fecha de desembolso actual de fondos de su cuenta bancaria o de efectivo.
Asegúrate de que la fecha sea precisa, ya que afecta la conciliación bancaria, el seguimiento del flujo de efectivo, la elaboración de informes financieros y los cálculos de impuestos.
Un número de referencia o identificador único para el Pago. Esto te ayuda a rastrear y localizar Pagos específicos rápidamente.
Las referencias comunes incluyen números de cheque, identificaciones de transferencia electrónica o números de pago secuenciales. La referencia consistente mejora la conciliación bancaria y mantiene un claro rastro de auditoría.
La cuenta bancaria o de efectivo utilizada para hacer este pago. Esto muestra de dónde provienen los fondos.
Seleccionar la cuenta correcta asegura una conciliación bancaria precisa y un informe de flujo de efectivo. El importe del pago será deducido del saldo de esta cuenta.
El cliente asociado con este pago. Utilizado para reembolsos a clientes, devoluciones de saldo de crédito, o otros pagos relacionados con el cliente.
Seleccionar un cliente actualiza el saldo de su cuenta y mantiene estados de cuenta del cliente precisos. Deje en blanco si el pago no es relacionado con el cliente.
El proveedor o vendedor que recibe este pago. Esto identifica al receptor del pago y actualiza el saldo de su cuenta.
Elija el proveedor correcto para mantener registros precisos de cuentas por pagar y estados de cuenta del proveedor. Se utiliza más comúnmente para pagos de facturas de compra y reembolsos de gastos del proveedor.
Una breve descripción que explique el propósito de este pago que aparece en listas y reportes para identificación rápida.
Utiliza descripciones claras y específicas como "Alquiler de oficina - marzo 2024" o "Pago de Factura #12345". Buenas descripciones facilitan la búsqueda y la generación de informes.
El artículo de inventario o artículo fuera de inventario al que se refiere esta línea de pago, vinculando el pago a productos o servicios específicos en su lista de artículos.
Seleccionar un artículo aplica automáticamente la configuración de su cuenta y código de impuesto predeterminados. Deje este campo en blanco para gastos generales no vinculados a artículos específicos.
La cuenta de libro mayor donde se registrará esta línea de pago. Esto categoriza la transacción en su sistema contable.
Seleccionar la cuenta de gasto, activo o pasivo apropiada según el propósito del pago. Esta elección impacta directamente en tus estados financieros y la declaración de impuestos.
Una descripción detallada para este artículo específico que proporciona contexto adicional sobre lo que cubre esta porción del pago.
Incluya detalles relevantes como números de factura, períodos de servicio o trabajos específicos realizados. Las descripciones de línea detalladas eliminan la necesidad de referenciar documentos fuente más tarde.
La cantidad de unidades que se están pagando en esta línea de artículo. Utilizado para artículos contables o servicios medibles.
Ingrese el número de artículos, horas u otras unidades. El sistema calcula el total de la línea multiplicando la cantidad por el precio unitario.
El precio por unidad para este artículo, utilizado al comprar cantidades específicas de bienes o servicios.
Esto podría representar el costo por artículo, la tarifa por hora por servicios, o el precio por unidad de medida. El sistema multiplica esto por la cantidad para calcular el total de la línea.
El Proyecto al que se asigna esta Línea de Pago. Permite el seguimiento de costos y Ganancias específicos del proyecto.
Asignar pagos a proyectos ayuda a monitorear los presupuestos de proyectos, analizar la ganancia y preparar reportes financieros basados en proyectos. Esencial para empresas que rastrean los costos de trabajo.
La División o departamento al que pertenece esta Línea de Pago, lo que permite el seguimiento de gastos por unidad organizativa.
Las divisiones ayudan a analizar los costos por departamento, ubicación o segmento de negocio. Esta segmentación apoya un mejor presupuesto y análisis de ganancia para cada división.
El código de impuesto aplicado a esta línea de pago. Determina el tratamiento del impuesto y la tasa para este gasto.
Elija el código de impuesto correcto para asegurar cálculos y reportes impositivos adecuados. Los códigos de impuestos determinan si el impuesto es recuperable, la tasa impositiva, y cómo aparece en los reportes de impuestos.
El importe del impuesto para esta línea de pago. Muestra el componente del impuesto calculado en base al código de impuesto.
Para precios con impuesto incluido, esto muestra la parte del impuesto que ya está incluida en el importe. Para precios sin impuesto incluido, este impuesto se añade al subtotal. Los montos de impuestos fluyen a tus reportes de impuestos y afectan los créditos de impuesto a la entrada.
El importe total para esta línea de pago. Representa el valor completo incluyendo cualquier impuesto aplicable.
Calculado como cantidad × precio unitario para artículos basados en cantidad, o ingresado directamente para importes fijos. La suma de todos los importes de línea es igual al valor total del pago.
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Aprenda más sobre personalizar columnas: Editar columnas
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Por ejemplo, para ver el total de pagos por proveedor para transacciones de cuentas por pagar únicamente, puedes crear una consulta que filtre por tipo de cuenta y agrupe por proveedor. Esto ayuda a analizar los patrones de gasto y las relaciones con los proveedores.