Gutschriftsanzeigen sind finanzielle Dokumente, die den Betrag reduzieren, den ein Kunde Ihnen schuldet. Sie bieten einen formellen Nachweis über Rückerstattungen, Rückgaben oder Anpassungen an Kundenkonten.
Verwenden Sie dieses Formular, um Kunden Guthaben zu gewähren, wenn Sie deren ausstehendes Saldo reduzieren oder Rückerstattungen bearbeiten müssen.
Gutschriftsanzeigen in den folgenden Situationen ausstellen:
• Kunde gibt Waren zurück oder bricht Dienste ab
• Sie haben Preisfehler auf der ursprünglichen Rechnung gemacht, die korrigiert werden müssen.
• Kunde hat beschädigte, defekte oder falsche Artikel erhalten
• Sie möchten Rabatte, Rückvergütungen oder Kulanzanpassungen nach der Rechnung gewähren.
• Kunde überzahlt und Sie müssen das Kredit-Saldo erfassen
Beim Erstellen einer Gutschriftsanzeige befolgen Sie diese Schritte:
• Wähle den Kunden aus der Dropdown-Liste
• Beziehen Sie sich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, wenn dieses Haben mit einer bestimmten Rechnung verbunden ist.
• Geben Sie die Artikel und Mengen ein, die gutgeschrieben werden - verwenden Sie positive Mengen
• Fügen Sie eine klare Beschreibung hinzu, die den Grund für das Haben erklärt.
• Anzeige von relevanten Notizen oder Beleg-Nrn.
Das System bearbeitet automatisch Folgendes, wenn Sie eine Gutschriftsanzeige speichern:
• Aktualisiert das Saldo des Kundenkontos, um zu reduzieren, was sie schulden.
• Rücksendungen gebuchte Lagerartikel wieder auf Lager (sofern zutreffend)
• Erstellt die notwendigen Buchungseinträge, um genaue Finanzaufzeichnungen aufrechtzuerhalten.
• Macht den Haben verfügbar, um gegen zukünftige Rechnungen angewendet oder als Erstattung verarbeitet zu werden.
Vervollständigen Sie die Details der Gutschriftsanzeige mit den untenstehenden Feldern. Erforderliche Felder sind mit einem Sternchen (*) markiert.
Geben Sie das Datum ein, an dem diese Gutschriftsanzeige an den Kunden ausgestellt wird.
Dieses Datum bestimmt, wann das Haben das Kundenkonto-Saldo reduziert und in den Finanzberichten erscheint.
Geben Sie eine Beleg-Nr. für diese Gutschriftsanzeige ein. Dies hilft, die Gutschriftsanzeige in Kommunikationsvorgängen nachzuverfolgen und zu identifizieren.
Sie können die automatische Nummerierung nutzen, indem Sie dieses Feld leer lassen, oder geben Sie Ihre eigene Beleg-Nr. ein, um eine bessere Organisation zu erreichen.
Wähle den Kunden, der diese Gutschriftsanzeige erhalten wird. Ihre Rechnungsadresse wird automatisch ausgefüllt.
Die Gutschriftsanzeige wird reduzieren, was dieser Kunde Ihnen schuldet und kann gegen seine offenen Rechnungen angewendet werden.
Optional können Sie diese Gutschriftsanzeige mit einer bestimmten Ausgangsrechnung verknüpfen. Dies hilft, nachzuvollziehen, welche Rechnung gutgeschrieben wird, und kann automatisch das Haben anwenden.
Wenn es mit einer Rechnung verknüpft ist, wird das Haben automatisch dem Saldo dieser spezifischen Rechnung zugewiesen.
Geben Sie die Rechnungsadresse des Kunden ein. Diese wird automatisch aus dem Kundenstamm ausgefüllt, kann jedoch geändert werden.
Die Adresse erscheint auf der gedruckten Gutschriftsanzeige und sollte mit der Adresse übereinstimmen, an die Sie Korrespondenz an diesen Kunden senden.
Wenn der Kunde eine Fremdwährung verwendet, geben Sie den Wechselkurs für die Umrechnung in Ihre Basis-Währung ein.
Der Wechselkurs bestimmt, wie der Fremdwährungsbetrag in Ihre Basis-Währung für Buchhaltungszwecke umgerechnet wird.
Optional können Sie eine Beschreibung oder einen Grund für diese Gutschriftsanzeige hinzufügen, wie 'Rücksendung des Produkts' oder 'Preisanpassung'.
Diese Beschreibung hilft zu dokumentieren, warum die Gutschriftsanzeige ausgestellt wurde und erscheint in Berichten, jedoch nicht auf der Gutschriftsanzeige selbst.
Geben Sie die Positionen ein, die gutgeschrieben werden. Jede Position stellt ein Produkt oder eine Dienstleistung mit dem zu gutschreibenden Betrag dar.
Positions sollten mit dem übereinstimmen, was ursprünglich verkauft wurde, einschließlich derselben Konten, Steuersätze und Tracking-Kategorien.
Aktivieren Sie dieses Kästchen, um Positionsnummern auf der Gutschriftsanzeige anzuzeigen. Dies hilft, bestimmte Artikel zu referenzieren.
Positionsnummern erleichtern es, bestimmte Artikel mit Kunden zu besprechen und sie mit der ursprünglichen Rechnung abzugleichen.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um eine Beschreibungs-Spalte für jede Position anzuzeigen, die detaillierte Erklärungen für jeden Haben ermöglicht.
Beschreibungen helfen zu erklären, warum jeder Artikel Haben erhält, was besonders nützlich für teilweise Haben oder Anpassungen ist.
Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn die Beträge, die Sie eingeben, bereits die Steuer enthalten. Lassen Sie es deaktiviert, wenn die Steuer obenauf berechnet werden soll.
Diese Einstellung sollte dem entsprechen, wie die ursprüngliche Rechnung erstellt wurde, um genaue Steuerberechnungen zu gewährleisten.
Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn die Quellensteuer auf diese Gutschriftsanzeige anwendbar ist. Dadurch wird die zuvor erfasste Quellensteuer angepasst.
Quellensteuer-Haben heben die Quellensteuer auf, die auf der ursprünglichen Rechnung erfasst wurde.
Markieren Sie dieses Feld, wenn diese Gutschriftsanzeige auch eine Rücksendung von physikalischen Waren darstellt und die Bestandsmengen aktualisiert.
Wenn aktiviert, wird die Gutschriftsanzeige auch als Wareneingang fungieren und die zurückgegebenen Artikel wieder zum Inventar hinzufügen.
Wähle den Lagerort, an dem die zurückgesendeten Waren wieder im Bestand erhalten werden.
Dies bestimmt, welches Warenlager oder welcher Ort die zurückgegebenen Lagerartikel für den zukünftigen Verkauf erhält.