Die Auftragsbestätigungen-Registerkarte hilft Ihnen, Aufträge zu erfassen und zu überwachen, die von Kunden erhalten wurden.
Auftragsbestätigungen fungieren als Dach über mehreren Rechnungen und Lieferscheinen, sodass Sie komplexe Erfüllungsszenarien verfolgen können.
Verwenden Sie Auftragsbestätigungen, wenn es eine Verzögerung zwischen der Platzierung und der Ausstellung der Rechnung gibt oder wenn Aufträge mehrere Lieferungen oder Teilrechnungen erfordern.
Wenn Kunden Rechnungen und Lieferungen sofort nach der Bestellung erhalten, benötigen Sie möglicherweise keine Auftragsbestätigungen, da diese sofort erfüllt werden.
Auftragsbestätigungen sind besonders nützlich, um Teilaufträge, Rückbestellungen und den allgemeinen Status der Auftragsabwicklung zu verfolgen.
Bevor Sie Auftragsbestätigungen erstellen, stellen Sie sicher, dass die Kunden im Kunden-Tab eingerichtet sind, da jede Bestellung mit einem Kunden verknüpft sein muss.
Um eine neue Auftragsbestätigung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Auftragsbestätigung.
Für weitere Informationen siehe: Auftragsbestätigung — Bearbeiten
Die Auftragsbestätigungen-Registerkarte zeigt Informationen in benutzerdefinierten Spalten an.
Die Datum Spalte zeigt das Datum der Auftragsbestätigung.
Die Beleg-Nr. Spalte zeigt die Beleg-Nr. der Auftragsbestätigung an.
Die Kunden Spalte zeigt den Namen des Kunden, der die Auftragsbestätigung aufgegeben hat.
Die Angebot-Spalte zeigt die Beleg-Nr. eines genehmigten Kundenangebots an. Verwenden Sie diese Spalte nur, wenn Sie den Angebote-Tab verwenden.
Die Beschreibung-Spalte zeigt die Beschreibung der Auftragsbestätigung an.
Die Menge zu liefern Spalte zeigt die Menge der Artikel, die bestellt, aber noch nicht geliefert oder fakturiert wurden.
Die Bestellbetrag Spalte zeigt den Gesamtbetrag der Auftragsbestätigung an.
Die Rechnungsbetrag Spalte zeigt den Gesamtbetrag aller Ausgangsrechnungen, die mit dieser Auftragsbestätigung verknüpft sind.
Während typischerweise eine Rechnung mit einer Bestellung verknüpft ist, können Sie Kunden in Abschnitten mit mehreren Rechnungen in Rechnung stellen.
Diese Spalte hilft sicherzustellen, dass der Gesamtbetrag der fakturierten Rechnungen dem Auftragswert entspricht.
Die Rechnungsstatus Spalte zeigt den Rechnungsstatus jeder Bestellung an.
Mögliche Status sind: Fakturiert (vollständig fakturiert), Teilweise fakturiert (teilweise fakturiert), Nicht fakturiert (noch nicht fakturiert) oder Nicht Anwendbar (wenn der Bestellbetrag null ist).
Dies hilft Ihnen, schnell zu erkennen, welche Aufträge noch fakturiert werden müssen.
Die Lieferstatus-Spalte zeigt an, ob die bestellten Artikel geliefert wurden.
Der Status ist Geliefert, wenn alle Artikel geliefert wurden, oder Ausstehend, wenn Artikel noch zu liefern sind.
Klicke auf die Schaltfläche Spalten ändern, um auszuwählen, welche Spalten angezeigt werden sollen.
Erfahre mehr: Spalten ändern
Um zu überwachen, ob Auftragsbestätigungen fakturiert wurden, aktivieren Sie die Rechnungsbetrag und Rechnungsstatus Spalten in Spalten ändern.
Wenn Sie die Warenlager -Registerkarte verwenden, können Sie den Lieferstatus verfolgen, indem Sie die Menge zu liefern und Lieferstatus Spalten aktivieren.
Eine Bestellung wird als abgeschlossen betrachtet, wenn ihr Rechnungsstatus Fakturiert anzeigt und ihr Lieferstatus Geliefert anzeigt.
Beachten Sie, dass der Bestellstatus nicht angibt, ob der Kunde bezahlt hat. Die Zahlungsausgangsverfolgung wird im Tab Ausgangsrechnungen behandelt.
Der Hauptzweck der Verfolgung von Aufträgen besteht darin, sicherzustellen, dass Aufträge genau fakturiert und erfüllt werden.
Um eine Auftragsbestätigung in eine Rechnung umzuwandeln, klicke auf Anzeigen in der Auftragsbestätigung, klicke dann auf Kopieren als und wähle Neue Ausgangsrechnung aus.
Diese Methode der Kapitalflussrechnung funktioniert am besten, wenn eine Bestellung genau eine Rechnung hat.
Für Aufträge, die mehrere Lieferungen erfordern, erstellen Sie einen Neuen Lieferschein, der mit der Auftragsbestätigung verknüpft ist und detailliert, was geliefert wird.
Der Lieferschein kann dann in eine Neue Ausgangsrechnung kopiert werden, wobei die ordnungsgemäße Verknüpfung mit der ursprünglichen Bestellung beibehalten wird.
Wenn eine Auftragsbestätigung erstellt wird, erhöht sich die Menge reserviert und verringert sich die Menge aktuell verfügbar im Warenlager-Reiter.
Dies reserviert Inventar für die Bestellung, ohne eine Lieferverpflichtung zu schaffen.
Nur wenn eine Rechnung ausgestellt wird, verringert sich die Menge reserviert und die Menge zu liefern erhöht sich, wodurch die tatsächliche Lieferverpflichtung entsteht.
Dieser Workflow unterstützt Firmen, die Waren nur nach Zahlungsausgang versenden, da Rechnungen ausgestellt werden können, nachdem die Zahlung erhalten ist.
Verwenden Sie Erweiterte Abfragen, um Auftragsbestätigungen zu filtern, zu sortieren und zu gruppieren.
Zum Beispiel können Sie nur Auftragsbestätigungen mit ausstehenden Lieferungen anzeigen.
Erfahre mehr: Erweiterte Abfragen
Auftragsbestätigungen können jederzeit bearbeitet werden, selbst nach teilweiser Rechnungsstellung oder Lieferung.
Um eine Bestellung zu stornieren, klicken Sie auf Bearbeiten bei der Auftragsbestätigung und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Storniert.
Um eine Bestellung zu duplizieren, klicken Sie auf Anzeigen bei der Auftragsbestätigung, und verwenden Sie dann die Schaltfläche Kopieren oder die Option Kopieren als.
Für wiederkehrende Aufträge gehen Sie zum Einstellungen-Reiter, dann zu Wiederkehrende Geschäftsfälle, dann zu Wiederkehrende Auftragsbestätigungen.
Erfahre mehr über wiederkehrende Geschäftsfälle: Wiederkehrende Auftragsbestätigungen — Ausstehend