Creditnota's zijn financiële documenten die het bedrag dat een debiteur/klant aan u verschuldigd is, verminderen. Ze bieden een formele registratie van terugbetalingen, retouren of aanpassingen aan debiteur/klant rekeningen.
Gebruik dit formulier om credits aan debiteuren uit te geven wanneer u hun uitstaande saldo wilt verlagen of terugbetalingen wilt verwerken.
Geef creditnota's uit in de volgende situaties:
• Debiteur/Klant retourneert goederen of annuleert diensten
• U heeft prijsfouten op de originele factuur gemaakt die gecorrigeerd moeten worden.
• Debiteur/Klant heeft beschadigde, defecte of onjuiste artikelen ontvangen.
• U wilt post-factuur kortingen, kortingen of goodwill-toevoegingen verlenen
• Debiteur/Klant heeft te veel betaald en u moet het credit saldo registreren.
Bij het aanmaken van een creditnota, volg deze stappen:
• Selecteer de debiteur/klant uit de keuzelijst
• Verwijs naar het originele factuurnummer als deze credit betrekking heeft op een specifieke factuur
• Voer de artikelen en hoeveelheden in die gecrediteerd worden - gebruik positieve hoeveelheden
• Voeg een duidelijke beschrijving toe die de reden voor de credit uitlegt
• Voeg alle relevante opmerkingen of referentienummers toe
Het systeem behandelt automatisch het volgende wanneer u een creditnota opslaat:
• Bijwerkt het saldo van de debiteur/kand om te verminderen wat ze verschuldigd zijn.
• Crediteren retour voorraadartikelen weer aan de voorraad (indien van toepassing)
• Maakt de nodige boekhoudkundige invoeringen aan om nauwkeurige financiële gegevens te behouden
• Maakt de credit beschikbaar om toe te passen op toekomstige facturen of te verwerken als een terugbetaling
Vul de details van de creditnota in met behulp van de velden hieronder. Vereiste velden zijn gemarkeerd met een sterretje ().
Voer de datum in waarop deze creditnota aan de debiteur/klant is uitgegeven.
Deze datum bepaalt wanneer de credit het saldo van de debiteur/klant verlaagt en in financiële rapporten verschijnt.
Voer een referentienummer in voor deze creditnota. Dit helpt om de creditnota te volgen en te identificeren in communicatie.
U kunt automatische nummering gebruiken door dit veld leeg te laten, of voer uw eigen referentienummer in voor een betere organisatie.
Selecteer de debiteur/klant die deze creditnota zal ontvangen. Hun factuuradres zal automatisch worden ingevuld.
De creditnota zal verminderen wat deze debiteur/u verschuldigd is en kan worden toegepast op hun openstaande facturen.
Optioneel, koppel deze creditnota aan een specifieke verkoopfactuur. Dit helpt bij het bijhouden welke factuur wordt gecrediteerd en kan automatisch de credit toepassen.
Als gekoppeld aan een factuur, wordt de credit automatisch toegewezen aan het saldo van die specifieke factuur.
Voer het factuuradres van de debiteur/klant in. Dit wordt automatisch ingevuld vanuit het klantrecord, maar kan worden gewijzigd.
Het adres verschijnt op de geprinte creditnota en moet overeenkomen met waar je correspondentie naar deze debiteur/klant verzendt.
Als de debiteur/klant een vreemde valuta gebruikt, voer dan de wisselkoers in voor conversie naar uw basisvaluta.
De wisselkoers bepaalt hoe het vreemde valuta bedrag converteert naar uw basisvaluta voor boekhoudkundige doeleinden.
Optioneel, bij een beschrijving of reden voor deze creditnota, zoals 'Product retour' of 'Prijsaanpassing'.
Deze beschrijving helpt documenteren waarom de creditnota is uitgegeven en verschijnt in rapporten, maar niet op de creditnota zelf.
Voer de regels in die gecrediteerd worden. Elke regel vertegenwoordigt een artikel of dienst met het bedrag dat gecrediteerd moet worden.
Regelartikelen moeten overeenkomen met wat oorspronkelijk is verkocht, inclusief dezelfde rekeningen, btw-tarieven en trackingcategorieën.
Vink dit vakje aan om regelnummers op de creditnota weer te geven. Dit helpt bij het verwijzen naar specifieke artikelen.
Regelnummers maken het gemakkelijker om specifieke artikelen met debiteuren/klanten te bespreken en ze aan de originele factuur te koppelen.
Vink dit vakje aan om een beschrijving kolom voor elke regel artikel weer te geven, zodat gedetailleerde verklaringen voor elke credit mogelijk zijn.
Beschrijvingen helpen uitleggen waarom elk artikel wordt gecrediteerd, wat vooral nuttig is voor gedeeltelijke credits of aanpassingen.
Vink dit vakje aan als de bedragen die u invoert al inclusief BTW zijn. Laat het ongecheckt als de BTW bovenop berekend moet worden.
Deze instelling moet overeenkomen met hoe de originele factuur is aangemaakt om nauwkeurige BTW-berekeningen te waarborgen.
Vink dit vakje aan als de bronbelasting van toepassing is op deze creditnota. Dit past de eerder vastgelegde bronbelasting aan.
Bronbelastingcredits annuleren de bronbelasting die op de originele factuur was vastgelegd.
Vink dit vakje aan als deze creditnota ook een retour van fysieke goederen vertegenwoordigt, en de voorraadniveaus bijwerkt.
Wanneer gecontroleerd, zal de creditnota ook functioneren als een goederen ontvangst, waarbij de geretourneerde artikelen weer aan de voorraad worden toegevoegd.
Selecteer de voorraadlocatie waar geretourneerde goederen weer op voorraad zullen worden ontvangen.
Dit bepaalt welke magazijn of locatie de geretourneerde voorraad artikelen ontvangt voor toekomstige verkoop.