Het Betaling formulier registreert geld dat uw bedrijf verlaat via bankrekeningen of contante rekeningen. Gebruik dit formulier om alle uitgaande transacties te documenteren voor nauwkeurige financiële tracking en rapportage.
Veelvoorkomende betalingssoorten omvatten aankopen van crediteuren/leveranciers, werknemerslonen, betalingen van BTW aan overheidsinstanties, huur, nutsvoorzieningen, en andere uitgaven van het bedrijf. Het formulier biedt gespecialiseerde functies voor verschillende betalingsscenario's.
Om een betaling te registreren, begin met het selecteren van de bank of kasrekening waarvan het geld zal worden betaald. Voer de datum in waarop de betaling is gedaan of zal worden gedaan. Geef vervolgens aan wie de betaling heeft ontvangen door het type ontvanger en de specifieke ontvanger te selecteren.
Voor betalingen aan crediteuren, toont het systeem automatisch alle openstaande inkoopfacturen. Je kunt selecteren welke facturen te betalen en het bedrag voor elke factuur opgeven. Het formulier toont het saldo van de factuur om te helpen bij het waarborgen van een nauwkeurige toewijzing van de betaling.
Voor overige betalingen, ken het betalingsbedrag toe aan de juiste kostenrekeningen. Je kunt een enkele betaling splitsen over meerdere rekeningen indien nodig. Bijvoorbeeld, een nutsbetaling kan worden verdeeld tussen elektriciteit en water kostenrekeningen.
Markeer betalingen als lopend als ze uw bankrekening nog niet hebben vrijgegeven. Deze status helpt bij de bankafstemming door onderscheid te maken tussen betalingen die zijn geregistreerd maar nog niet door de bank zijn verwerkt. Zodra de betaling is vrijgegeven, kunt u de status bijwerken.
Het formulier ondersteunt het volgen van belasting door u in staat te stellen belastingbedragen op betalingsregels op te geven. U kunt ook ondersteunende documentatie, zoals ontvangsten of facturen, toevoegen om een complete audittrail te behouden. Eigen velden kunnen worden bijgevoegd om extra informatie vast te leggen die specifiek is voor uw bedrijfsbehoeften.
Het betalingsformulier bevat de volgende velden:
Voer de datum in waarop u deze betaling heeft gedaan.
Deze datum bepaalt wanneer de betaling in uw boeken wordt vastgelegd en tot welke boekhoudperiode deze behoort.
Voor cheques, gebruik de datum die op de cheque is geschreven. Voor elektronische betalingen, gebruik de transactiedatum.
Voer een referentienummer in om deze betaling uniek te identificeren.
Veelvoorkomende referenties zijn onder andere cheque-nummers, bevestigingen van overboekingen of elektronische betaal-ID's.
Referenties helpen je betalingen aan rekeningoverzichten te koppelen en specifieke transacties later te vinden.
Selecteer de Bankrekening of Kasrekening die gebruikt is om deze betaling te doen.
Het saldo van de geselecteerde rekening zal afnemen met het betalingsbedrag.
Als je de betalingsrekening nog niet hebt aangemaakt, stel deze dan eerst in onder Bank en Kasrekeningen.
Selecteer de clearing status voor bankbetalingen.
Kies Vrijgegeven als de betaling al van uw bankrekening is afgeschreven.
Kies Lopend als de betaling is gedaan maar nog niet op uw rekeningoverzicht staat.
Deze status is cruciaal voor accurate bankafstemming en kasstroomrapportage.
Voer de wisselkoers in voor het omrekenen van betalingen in vreemde valuta naar uw basisvaluta.
Dit tarief is van toepassing bij het doen van betaling van een bankrekening in vreemde valuta.
De wisselkoers bepaalt de waarde van de basisvaluta voor financiële rapportage.
U kunt automatische wisselkoersen configureren onder Instellingen → Wisselkoersen.
Selecteer het type ontvanger dat deze betaling ontvangt.
Kies Debiteur/Klant voor terugbetalingen, retouren van overbetalingen, of andere betalingen aan klanten.
Kies Crediteur/Leverancier voor leveranciersbetalingen, inkoopfacturen of leveranciersvoorschotten.
Kies Overige voor betalingen aan niet-debiteur/leverancier partijen zoals werknemers, belastingautoriteiten of leningen.
Voer een optionele beschrijving in om context te geven over deze betaling.
Beschrijvingen helpen het doeleinde van de betaling te identificeren bij het bekijken van transacties.
Include details zoals factuurnummers, inkooporderreferenties of de reden voor betaling.
Voeg regel toe artikelen om deze betaling aan de juiste rekeningen toe te wijzen.
Elke regel kan posten naar verschillende UitgavenRekeningen, toepassen op Inkoopfacturen, of Inkoopartikelen registreren.
Gebruik meerdere regels om een enkele betaling over verschillende onkosten categorieën of facturen te splitsen.
Regels zonder rekeningen worden automatisch toegewezen aan de oudste onbetaalde facturen voor de geselecteerde crediteur/leverancier.
Selecteer een Voorraadartikel of Niet-voorraadartikel om aan te schaffen.
Wanneer een artikel is geselecteerd, wordt de juiste kostenrekening automatisch ingevuld op basis van de instellingen van het artikel.
Laat leeg als je in plaats daarvan de rekening handmatig wilt opgeven.
Selecteer de rekening om deze betalingsregel te categoriseren.
Als je een Artikel selecteert, wordt de rekening automatisch gevuld vanuit de aankooprekeninginstelling van het artikel.
Voor directe kostenbetalingen, kies de geschikte kostenrekening uit uw rekeningschema.
Veelvoorkomende kostenrekeningen omvatten nutsvoorzieningen, huur, benodigdheden of professionele vergoedingen.
Voor betalingen aan crediteuren tegen facturen, selecteer Crediteuren en kies vervolgens de Crediteur/Leverancier.
Wanneer u crediteuren/leveranciers betaalt, kunt u een specifieke Inkoopfactuur selecteren of het automatisch laten.
Automatische toewijzing past betalingen toe aan de oudste onbetaalde facturen eerst (FIFO-methode).
Voor aankopen van vaste activa, selecteer Vaste Activa - Aanschafprijs en dan het specifieke Vast Activum.
Voor factureerbare kosten die debiteuren/klanten zullen vergoeden, selecteer Factureerbare kosten en de Debiteur/Klant.
Voor betalingen aan werknemers na de loonlijst, selecteer de Werknemer rekening en de Werknemer.
De rekeningselectie bepaalt hoe deze betaling verschijnt in financiële rapporten en beïnvloedt de saldi van rekeningen.
Voer een beschrijving in voor deze betalingsregel.
Beschrijving geeft details over waarvoor deze specifieke regelartikel betaalt.
Dit veld verschijnt alleen wanneer de Beschrijving kolom is ingeschakeld op het betalingsformulier.
Voer de hoeveelheid artikelen in die wordt gekocht.
Voor voorraad artikelen, dit werkt uw voorraadniveaus bij op de opgegeven locatie.
Voor diensten, voer uren, eenheden of andere meetbare hoeveelheden in.
Dit veld verschijnt alleen wanneer de Aantal kolom is ingeschakeld.
Voer de prijs per eenheid in voor deze regelsectie.
De eenheidsprijs vermenigvuldigd met de hoeveelheid geeft de regel totaal voor kortingen en btw.
Voor diensten kan dit een uurtarief of prijs per eenheid van de dienst zijn.
Selecteer de Voorraadlocatie bij de aankoop van voorraadartikelen.
Dit bepaalt welke opslagplaats of locatie de aangeschafte voorraad zal ontvangen.
Verschijnt alleen wanneer je voorraadlocaties hebt ingeschakeld en voorraadartikelen aankoopt.
Schakel regel nummers in om opeenvolgende nummering voor elke betaling regel weer te geven.
Regel nummers helpen bij het bespreken of verwijzen naar specifieke regels in complexe betalingen.
Nuttig voor het koppelen van betalingsgegevens aan ondersteunende documentatie of inkooporders.
Schakel de Beschrijving kolom in om gedetailleerde uitleg te geven voor elke betalingsregel.
Regel omschrijvingen documenteren waar elk gedeelte van een gesplitste betaling voor is.
Essentieel voor expense betalingen die gedetailleerde documentatie vereisen voor goedkeuring of terugbetaling.
Schakel de Aantal en Eenheidsprijs kolommen in voor hoeveelheid-gebaseerde aankopen.
Essentieel voor voorraad aankopen waarbij je hoeveelheden en eenheidskosten moet vastleggen.
Ook nuttig voor diensten gefactureerd per uren, eenheden of overige meetbare hoeveelheden.
Het systeem berekent regel totalen door hoeveelheid te vermenigvuldigen met eenheidsprijs.
Schakel de Korting kolom in om kortingen toe te passen op betalingsregels.
Kies tussen percentagekortingen of vast bedrag kortingen.
Kortingen worden per regel berekend en verlagen het bedrag vóór de BTW-berekeningen.
Nuttig voor vroegtijdse betalingskortingen, volumekortingen of onderhandelde prijsverlagingen.
Geef aan of de regelbedragen inclusief of exclusief btw zijn.
Vink dit vakje aan als bedragen exclusief BTW zijn - BTW zal worden berekend en bij de regelsommen worden toegevoegd.
Laat ongecheckt als bedragen al BTW inbegrepen zijn - BTW wordt berekend maar inbegrepen in het regelbedrag.
Deze instelling heeft invloed op het totaal van de uiteindelijke betaling en hoe belastingbedragen worden weergegeven.
Schakel inge- lezen totaal in om deze betaling te dwingen een specifiek bedrag te evenaren.
Nuttig wanneer je exacte banktransactiebedragen moet overeenkomen of afrondingsverschillen moet behandelen.
Elk verschil tussen regelartikelen en het ingelezen totaal wordt automatisch geboekt op Tussenrekening.
De Tussenrekeninginvoer helpt je om discrepanties later te onderzoeken en te corrigeren.
Schakel eigen titel in om de standaard 'Betaling' kop op formulieren te vervangen.
Nuttig voor het creëren van gespecialiseerde betalingssoorten zoals 'Onkostenvergoeding' of 'Leveranciersbetaling'.
De eigen titel verschijnt op geprinte en gemailde betalingsformulieren.
Schakel de belastingbedrag kolom in om de berekende BTW voor elke regel weer te geven.
Toont hoe BTW per regel wordt berekend, met afronding die op elke regel afzonderlijk wordt toegepast.
Helpt bij het verifiëren van BTW-berekeningen en zorgt voor naleving van de BTW-afrondingsregels.
De totaal BTW is de som van de afzonderlijk afgeronde regel BTW's, niet een berekening op de totaal.
Schakel eigen voetteksten in om extra informatie toe te voegen aan de onderkant van betalingsformulieren.
Voettekst kan betalingsvoorwaarden, remittance-instructies of handtekeningen voor autorisatie bevatten.
Aanmaken herbruikbare voetteksten onder Instellingen → Voettekst en selecteer ze hier.