Een Inkooporder is een officieel document dat naar crediteuren/leveranciers wordt verzonden en hen autoriseert om specifieke goederen of diensten te leveren tegen afgesproken prijzen en voorwaarden.
Inkooporders formaliseren uw verplichting om te kopen en creëren een juridische verplichting tussen u en uw crediteur/leverancier.
Inkooporders vervullen meerdere cruciale functies in uw inkoopproces:
• Autorisatie - Ze bieden formele goedkeuring voor aankopen en stellen bestedingscontroles vast
• Juridische bescherming - Zij maken een bindende overeenkomst met duidelijke voorwaarden en condities
• Begrotingsbeheer - Ze helpen bij het volgen van vastgelegde uitgaven ten opzichte van beschikbare begrotingen
• Voorraadbeheer - Zij zorgen voor tijdige bestellingen van materialen om optimale voorraadniveaus te handhaven
• Factuur matching - Ze bieden een referentie voor het verifiëren van crediteurenfacturen tegen afgesproken prijzen en hoeveelheden
Bij het aanmaken van een inkooporder, let goed op:
• Crediteur/Leverancier details - Zorg ervoor dat de juiste crediteur/leverancier is geselecteerd
• Artikel specificaties - Inclusief nauwkeurige beschrijvingen, hoeveelheden en eenheidsprijzen
• Afleverinformatie - Geef afleverdatums, locaties en verzendinstructies op
• Betalingsvoorwaarden - Bepaal wanneer en hoe de betaling zal worden gedaan
• Specifieke voorwaarden - Bij eventuele specifieke vereisten of voorwaarden in het opmerkingen gedeelte
Inkooporders integreren naadloos met overige documenten in uw inkoopworkflow:
• Van offertes - Zet goedgekeurde Inkoop Offertes direct om in inkooporders
• Aan ontvangsten - Registreer leveringen via Goederen Ontvangsten die verwijzen naar de inkooporder
• Aan facturen - Koppel Inkoopfacturen aan inkooporders om prijzen en hoeveelheden te verifiëren
Het systeem houdt automatisch de uitstaande hoeveelheden en bedragen bij, zodat u de prestaties van leveranciers kunt volgen en een volledige uitvoering van de orders kunt waarborgen.
Dit formulier bevat de volgende velden:
Voer de datum van de inkooporder in. Dit is doorgaans wanneer de order bij de crediteur/leverancier wordt geplaatst.
Voer een referentienummer in voor deze inkooporder. Dit kan uw inkoopordernummer zijn of een andere referentie die helpt bij het volgen van de bestelling.
Selecteer de crediteur/leverancier van wie u bestelt. Dit bepaalt de valuta en betalingsvoorwaarden voor de bestelling.
Optioneel, koppel deze inkooporder aan een inkoop offerte. Dit helpt bij het volgen van de offerte-tot-bestelling conversie en zorgt voor de afgesproken prijzen.
Optioneel, bij een beschrijving of opmerkingen over deze bestelling, zoals afleverinstructies of speciale vereisten.
Voer de artikelen in die u bestelt. Elke regel bevat het artikel, de hoeveelheid, de eenheidsprijs en overige details.
Vink dit vakje aan als de prijzen van uw leverancier al inclusief BTW zijn. Laat het vakje ongecheckt als de BTW bovenop de prijzen wordt toegevoegd.
Vink dit vakje aan om regel nummers op de inkooporder weer te geven. Dit helpt bij het verwijzen naar specifieke artikelen wanneer u communiceert met crediteuren/leveranciers.
Vink dit vakje aan om een kortingskolom in te schakelen waar je onderhandelde artikelkortingen kunt opnemen.
Selecteer of kortingen worden ingevoerd als percentages of vaste bedragen.
Vink dit vakje aan als bronbelasting van toepassing is op deze aankoop. Dit is doorgaans vereist voor bepaalde types van diensten of leveranciers.
Dit geeft aan of de inkooporder is geannuleerd. Geannuleerde orders blijven in het systeem voor archivering, maar zijn inactief.