Noty kredytowe / obciążeniowe są dokumentami finansowymi, które redukują wartość, którą Klient jest winien. Stanowią formalny zapis zwrotów, zwrotów towarów lub Dostosowań do kont Klientów.
Użyj tego formularza, aby wystawić obciążenia kredytowe klientom, gdy musisz zmniejszyć ich zaległy bilans lub przetworzyć zwroty.
Wystaw noty kredytowe w następujących sytuacjach:
• Klient zwraca towary lub anuluje usługi
• Popełniłeś błędy cenowe na oryginalnej fakturze, które wymagają poprawy
• Klient odebrał uszkodzone, wadliwe lub niewłaściwe pozycje
• Chcesz przyznać rabaty po fakturze, zwroty lub upusty goodwill
• Klient nadpłacił i musisz zarejestrować obciążenie kredytowe.
Podczas tworzenia noty kredytowej, postępuj zgodnie z tymi krokami:
• Wybierz klienta z rozwijanej listy
• Odniesienie do oryginalnego numeru faktury sprzedaży, jeśli to obciążenie kredytowe dotyczy konkretnej faktury.
• Wprowadź pozycje i ilości objęte obciążeniem kredytowym - użyj dodatnich ilości
• Dołącz jasny opis wyjaśniający powód obciążenia kredytowego
• Dodaj wszelkie istotne uwagi lub numery dokumentu
System automatycznie obsługuje następujące po zapisaniu noty kredytowej:
• Aktualizuje bilans konta klienta, aby zmniejszyć to, co są winni.
• Zwraca obciążone pozycje zapasów z powrotem do asortymentu (jeśli dotyczy)
• Utworzy potrzebne wpisy księgowe, aby zachować dokładne rejestry finansowe
• Udostępnia obciążenie kredytowe do zastosowania wobec przyszłych faktur lub do przetworzenia jako zwrot
Uzupełnij szczegóły noty kredytowej, używając poniższych pól. Wymagane pola są oznaczone gwiazdką ().
Wprowadź datę, kiedy ta nota kredytowa jest wystawiana dla klienta.
Ta data określa, kiedy obciążenie kredytowe obniża bilans konta klienta i pojawia się w raportach finansowych.
Wprowadź numer dokumentu dla tej noty kredytowej. To pomaga śledzić i identyfikować notę kredytową w komunikacji.
Możesz użyć automatycznego numerowania, pozostawiając to pole puste, lub wprowadzić swój własny numer dokumentu dla lepszej organizacji.
Wybierz klienta, który otrzyma tę notę kredytową. Ich dane adresowe zostaną automatycznie wypełnione.
Nota kredytowa obniży to, co ten klient jest winien i może być zastosowana przeciwko ich zaległym fakturom.
Opcjonalnie, połącz tę notę kredytową z określoną fakturą sprzedaży. To pomaga śledzić, która faktura jest obciążana kredytowo i może automatycznie zastosować obciążenie kredytowe.
Jeśli jest powiązany z fakturą, obciążenie kredytowe zostanie automatycznie przypisane do bilansu tej konkretnej faktury.
Wprowadź dane adresowe klienta. Są one automatycznie uzupełniane z karty klienta, ale mogą być modyfikowane.
Adres pojawia się na drukowanej nocie kredytowej i powinien odpowiadać miejscu, gdzie wysyłasz korespondencję do tego klienta.
Jeśli klient używa obcej waluty, wprowadź kurs walutowy do przeliczenia na swoją podstawową walutę.
Kurs walutowy określa, jak kwota obcej waluty przelicza się na twoją podstawową walutę dla celów księgowych.
Opcjonalnie, dodaj opis lub powód dla tej noty kredytowej, taki jak 'Zwrót produktu' lub 'Dostosowanie ceny'.
Ten opis pomaga udokumentować, dlaczego obciążenie kredytowe zostało wydane i pojawia się w raportach, ale nie na nocie kredytowej.
Wprowadź pozycje linii, które są obciążane kredytowo. Każda linia reprezentuje produkt lub usługę z wartością do obciążenia kredytowego.
Pozycje na linii powinny odpowiadać temu, co zostało pierwotnie sprzedane, w tym tymi samymi kontami, kodami podatkowymi i kategoriami śledzenia.
Zaznacz to pole, aby wyświetlić numery linii na nocie kredytowej. To pomaga w odniesieniu do konkretnych pozycji.
Numery linii ułatwiają omawianie konkretnych pozycji z klientami i dopasowywanie ich do oryginalnej faktury.
Zaznacz to pole, aby wyświetlić kolumnę opisu dla każdej pozycji, umożliwiając szczegółowe wyjaśnienia dla każdego obciążenia kredytowego.
Opisy pomagają wyjaśnić, dlaczego każda pozycja jest obciążana kredytowo, co jest szczególnie przydatne w przypadku częściowych obciążeń kredytowych lub dostosowań.
Zaznacz te pole, jeśli wprowadzone wartości już zawierają podatek. Pozostaw niezaznaczone, jeśli podatek powinien być obliczany dodatkowo.
To ustawienie powinno odpowiadać temu, jak utworzono oryginalną fakturę, aby zapewnić dokładne obliczenia podatku.
Zaznacz to pole, jeśli podatek u źródła dotyczy tej noty kredytowej. To dostosowuje wcześniej zarejestrowany podatek u źródła.
Obciążenie kredytowe podatku u źródła odwraca podatek u źródła, który został zapisany na oryginalnej fakturze.
Zaznacz to pole, jeśli ta nota kredytowa również reprezentuje zwrot towarów fizycznych, aktualizując poziomy zapasów.
Po zaznaczeniu nota kredytowa będzie również działać jako odbiór towaru, dodając zwrócone pozycje z powrotem do zapasów.
Wybierz lokalizację inwentarza, w której odebrane towary będą przyjmowane z powrotem do stanu.
To określa, który magazyn lub lokacja otrzymuje zwrócone pozycje zapasów do przyszłej sprzedaży.