Zamówienie jest oficjalnym dokumentem wysłanym do dostawców, który uprawnia ich do dostarczenia konkretnych towarów lub usług po uzgodnionych cenach i warunkach.
Zamówienia formalizują twoje zobowiązanie do zakupu i tworzą obowiązek prawny między tobą a twoim dostawcą.
Zamówienia pełnią wiele kluczowych funkcji w Twoim procesie zakupu:
• Autoryzacja - Dostarczają formalnej zgody na zakupy i ustanawiają kontrolę wydatków
• Ochrona prawna - Tworzą wiążącą umowę z klarownymi warunkami.
• Kontrola budżetu - Pomagają śledzić zobowiązane wydatki w porównaniu do dostępnych budżetów
• Zarządzanie zapasami - Zapewniają terminowe zamawianie materiałów w celu utrzymania optymalnych poziomów zapasów
• Wł. Faktura dopasowania - Zapewniają numer dokumentu do weryfikacji faktur dostawców w odniesieniu do uzgodnionych cen i ilości
Podczas tworzenia zamówienia, zwróć szczególną uwagę na:
• Szczegóły dostawcy - Upewnij się, że wybrany jest właściwy dostawca
• Specyfikacje pozycji - Uwzględnij dokładne opisy, ilości i ceny jednostkowe
• Informacje o dostawie - Określ daty dostawy, lokacje i instrukcje wysyłki
• Warunki Płatności - Zdefiniuj, kiedy i jak będzie dokonywana Płatność
• Warunki specjalne - Dodaj wszelkie szczególne wymagania lub warunki w sekcji uwag
Zamówienia integrują się płynnie z innymi dokumentami w Twoim procesie zamówień:
• Od ofert - Konwertuj zatwierdzone Oferty zakupu bezpośrednio w zamówienia
• Do rachunków - Zarejestruj dostawy przez
• Do faktur - Dopasuj
System automatycznie śledzi zaległe ilości i wartości, pomagając w monitorowaniu wydajności dostawcy i zapewnieniu pełnej realizacji zamówień.
Ten formularz zawiera następujące pola:
Wprowadź datę zamówienia. Zazwyczaj jest to moment, gdy zamówienie jest składane u dostawcy.
Wprowadź numer dokumentu dla tego zamówienia. Może to być Twój numer zamówienia lub inny numer referencyjny, który pomoże śledzić zamówienie.
Wybierz dostawcę, od którego zamawiasz. To określa walutę i warunki płatności dla zamówienia.
Opcjonalne, połącz to zamówienie z ofertą zakupu. To pomaga śledzić konwersję oferty na zamówienie i zapewnia ustalone ceny.
Opcjonalnie, dodaj opis lub uwagi dotyczące tego zamówienia, takie jak instrukcje do dostawy lub specjalne wymagania.
Wprowadź pozycje, które zamawiasz. Każda linia zawiera pozycję, ilość, cenę jednostkową i inne szczegóły.
Zaznacz to pole, jeśli ceny od twojego dostawcy już zawierają podatek. Pozostaw niezaznaczone, jeśli podatek jest dodawany do cen.
Zaznacz to pole, aby wyświetlić numery linii na zamówieniu. To ułatwia odniesienie do konkretnych pozycji podczas komunikacji z dostawcami.
Zaznacz to pole, aby włączyć klumnę rabatów, w której możesz rejestrować negocjowane rabaty na pozycje.
Wybierz, czy rabaty są wprowadzane jako procenty czy stałe wartości.
Zaznacz to pole, jeśli podatek u źródła ma zastosowanie do tego zakupu. Jest to zazwyczaj wymagane dla określonych typów usług lub dostawców.
To wskazuje, czy zamówienie zostało anulowane. Anulowane zamówienia pozostają w systemie dla celów archiwizacji, ale są nieaktywne.