Giấy báo có là tài liệu tài chính giảm số tiền mà khách hàng nợ bạn. Chúng cung cấp một ghi chép chính thức về hoàn tiền, trả hàng hoặc điều chỉnh tới tài khoản khách hàng.
Sử dụng mẫu này để phát hành tín dụng cho khách hàng khi bạn cần giảm số dư còn nợ của họ hoặc xử lý hoàn tiền.
Phát hành giấy báo có trong các tình huống sau:
• Khách hàng trả lại hàng hoá hoặc huỷ dịch vụ
• Bạn đã mắc lỗi định giá trên hóa đơn gốc cần được sửa chữa.
• Khách hàng đã nhận các mục bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc không đúng.
• Bạn muốn cấp chiết khấu sau hóa đơn, giảm giá, hoặc trợ cấp goodwill
• Khách hàng nộp thừa và bạn cần ghi lại số dư có
Khi tạo một giấy báo có, hãy làm theo các bước sau:
• Lựa chọn khách hàng từ danh sách thả xuống
• Tham chiếu số hóa đơn bán hàng gốc nếu có tín dụng này liên quan đến một hóa đơn cụ thể
• Nhập các mục và số lượng được có - sử dụng số lượng dương
• Bao gồm một mô tả rõ ràng giải thích lý do cho việc có
• Thêm bất kỳ ghi chú hoặc số phiếu nào liên quan
Hệ thống tự động xử lý các mục sau khi bạn lưu giấy báo có:
• Cập nhật số dư tài khoản của khách hàng để giảm số tiền họ nợ
• Hàng tồn kho được có lại dành cho các mục hàng tồn kho (nếu có)
• Tạo các bút toán kế toán cần thiết để duy trì hồ sơ tài chính chính xác
• Làm cho số dư có sẵn để áp dụng cho các hóa đơn trong tương lai hoặc xử lý dưới dạng hoàn lại.
Hoàn thành thông tin giấy báo có bằng cách sử dụng các trường dưới đây. Các trường yêu cầu được đánh dấu bằng dấu hoa thị (*).
Nhập ngày khi giấy báo có này được phát hành cho khách hàng.
Ngày này xác định khi tín dụng giảm số dư tài khoản của khách hàng và xuất hiện trong các báo cáo tài chính.
Nhập số phiếu cho giấy báo có này. Điều này giúp theo dõi và xác định giấy báo có trong các thông tin liên lạc.
Bạn có thể sử dụng đánh số tự động bằng cách để trường này trống, hoặc nhập số phiếu của riêng bạn để tổ chức tốt hơn.
Lựa chọn khách hàng sẽ nhận giấy báo có này. Địa chỉ thanh toán của họ sẽ tự động được điền.
Giấy báo có sẽ giảm số tiền mà khách hàng này nợ bạn và có thể được áp dụng để thanh toán cho các hóa đơn còn tồn đọng của họ.
Tùy chọn, liên kết Giấy báo có này với một Hóa đơn bán hàng cụ thể. Điều này giúp theo dõi Hóa đơn nào đang được ghi có và có thể Tự động áp dụng tín dụng.
Nếu liên kết với một hóa đơn, số dư sẽ được tự động phân bổ vào số dư của hóa đơn cụ thể đó.
Nhập địa chỉ thanh toán của khách hàng. Địa chỉ này được tự động điền từ hồ sơ khách hàng nhưng có thể được chỉnh sửa.
Địa chỉ xuất hiện trên giấy báo có in và nên khớp với nơi bạn gửi thư từ đến khách hàng này.
Nếu khách hàng sử dụng một tiền tệ nước ngoài, nhập tỉ giá hối đoái để chuyển đổi sang loại tiền tệ mặc định của bạn.
Tỉ giá hối đoái xác định cách thức số tiền tệ nước ngoài chuyển đổi sang loại tiền tệ mặc định của bạn cho mục đích kế toán.
Tùy chọn, thêm một mô tả hoặc lý do cho giấy báo có này, chẳng hạn như 'Trả hàng' hoặc 'Điều chỉnh giá'.
Mô tả này giúp ghi lại lý do tại sao giấy báo có được phát hành và xuất hiện trong báo cáo nhưng không có trên giấy báo có.
Nhập các mục dòng được ghi có. Mỗi dòng đại diện cho một sản phẩm hoặc dịch vụ với số tiền sẽ được ghi có.
Các mục trong dòng nên khớp với những gì đã được bán ban đầu, bao gồm các tài khoản, mã số thuế và danh mục theo dõi giống nhau.
Đánh dấu ô này để hiển thị số dòng trên giấy báo có. Điều này giúp tham chiếu các mục cụ thể.
Số dòng giúp dễ dàng thảo luận về các mục cụ thể với khách hàng và khớp chúng với hóa đơn gốc.
Bật hộp này để hiển thị cột mô tả cho mỗi mục dòng, cho phép giải thích chi tiết cho mỗi khoản có.
Mô tả giúp giải thích lý do tại sao mỗi mục đang được có, điều này đặc biệt hữu ích cho các khoản có một phần hoặc điều chỉnh.
Đánh dấu ô này nếu số tiền bạn nhập đã bao gồm thuế. Để trống nếu thuế nên được tính thêm.
Cài đặt này nên khớp với cách mà hóa đơn gốc được tạo để đảm bảo tính toán thuế chính xác.
Đánh dấu vào ô này nếu khấu trừ thuế áp dụng cho giấy báo có này. Điều này điều chỉnh khấu trừ thuế đã được ghi lại trước đó.
Khấu trừ thuế có hoàn lại khấu trừ thuế đã được ghi nhận trên hóa đơn gốc.
Đánh dấu vào ô này nếu giấy báo có này cũng đại diện cho việc trả lại hàng hóa vật lý, cập nhật mức tồn kho.
Khi được kiểm tra, giấy báo có sẽ hoạt động như một phiếu biên nhận, thêm các mục đã trả lại vào kho.
Lựa chọn vị trí tồn kho nơi hàng hóa trả lại sẽ được đã nhận lại vào tồn kho.
Điều này xác định kho hàng hoặc địa điểm nào nhận được các mục hàng tồn kho đã trả lại để bán trong tương lai.