Mẫu Phiếu chi ghi lại tiền ra khỏi doanh nghiệp của bạn thông qua tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản tiền mặt. Sử dụng mẫu này để tài liệu hóa tất cả các giao dịch ra nhằm theo dõi và báo cáo tài chính chính xác.
Các loại phiếu chi thông dụng bao gồm mua vào từ nhà cung cấp, tiền lương của nhân viên, phiếu chi thuế cho các cơ quan chính phủ, tiền thuê, tiện ích, và các chi phí doanh nghiệp khác. Mẫu đơn cung cấp các tính năng chuyên biệt cho các tình huống phiếu chi khác nhau.
Để ghi lại một phiếu chi, bắt đầu bằng cách lựa chọn tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt từ đó tiền sẽ được chi. Nhập ngày khi phiếu chi được thực hiện hoặc sẽ được thực hiện. Sau đó chỉ định ai đã nhận tiền bằng cách lựa chọn loại người nhận tiền và người nhận cụ thể.
Đối với phiếu chi nhà cung cấp, hệ thống tự động hiển thị bất kỳ hóa đơn mua hàng đang còn nợ. Bạn có thể lựa chọn các hóa đơn để thanh toán và chỉ định số tiền cho từng hóa đơn. Biểu mẫu hiển thị số dư hóa đơn để giúp đảm bảo phân bổ thanh toán chính xác.
Đối với các phiếu chi khác, phân bổ số tiền phiếu chi vào các tài khoản chi phí phù hợp. Bạn có thể chia một phiếu chi duy nhất cho nhiều tài khoản nếu cần. Ví dụ, một phiếu chi tiện ích có thể được chia giữa tài khoản chi phí điện và tài khoản chi phí nước.
Đánh dấu phiếu chi là đang xử lý nếu chúng chưa được đã xong tài khoản ngân hàng của bạn. Tình trạng này giúp với đối chiếu ngân hàng bằng cách phân biệt giữa phiếu chi đã được ghi nhận nhưng chưa được xử lý bởi ngân hàng. Khi phiếu chi đã xong, bạn có thể cập nhật tình trạng của nó.
Biểu mẫu hỗ trợ theo dõi thuế bằng cách cho phép bạn xác định số tiền thuế trên các dòng phiếu chi. Bạn cũng có thể đính kèm tài liệu hỗ trợ như phiếu thu hoặc hóa đơn để duy trì một dấu vết kiểm toán đầy đủ. Các dữ liệu tùy biến có thể được thêm vào để thu thập thông tin bổ sung cụ thể cho nhu cầu doanh nghiệp của bạn.
Mẫu phiếu chi chứa các trường sau:
Nhập ngày khi bạn thực hiện phiếu chi này.
Ngày này xác định khi phiếu chi được ghi nhận trong sổ sách của bạn và thuộc về kỳ kế toán nào.
Đối với séc, sử dụng ngày ghi trên séc. Đối với phiếu chi điện tử, sử dụng ngày giao dịch.
Nhập số phiếu để xác định duy nhất phiếu chi này.
Các số phiếu thông thường bao gồm số séc, xác nhận chuyển khoản, hoặc ID phiếu chi điện tử.
Số phiếu giúp bạn khớp phiếu chi với báo cáo ngân hàng và xác định các giao dịch cụ thể sau này.
Lựa chọn Tài khoản ngân hàng hoặc Tài khoản tiền mặt được sử dụng để thực hiện phiếu chi này.
Số dư của tài khoản đã chọn sẽ giảm đi số tiền phiếu chi.
Nếu bạn chưa tạo tài khoản phiếu chi, hãy thiết lập nó dưới
Lựa chọn tình trạng thanh toán ngân hàng.
Chọn Đã xong nếu phiếu chi đã được trừ khỏi tài khoản ngân hàng của bạn.
Chọn Đang xử lý nếu phiếu chi đã được phát hành nhưng chưa hiển thị trên báo cáo ngân hàng của bạn.
Tình trạng này là rất quan trọng cho việc đối chiếu ngân hàng chính xác và báo cáo dòng tiền.
Nhập
Tỷ lệ này áp dụng khi thực hiện phiếu chi từ một tài khoản ngân hàng tiền tệ nước ngoài.
Tỉ giá hối đoái xác định giá trị loại tiền tệ mặc định cho báo cáo tài chính.
Bạn có thể cấu hình tỷ giá hối đoái tự động trong
Lựa chọn loại người nhận tiền nhận phiếu chi này.
Chọn
Chọn
Chọn
Nhập một mô tả tùy chọn để cung cấp bối cảnh về phiếu chi này.
Mô tả giúp xác định mục đích phiếu chi khi xem giao dịch.
Bao gồm các chi tiết như số hóa đơn, số tham chiếu đơn đặt hàng, hoặc lý do thanh toán.
Thêm dòng mục để phân bổ phiếu chi này đến các tài khoản phù hợp.
Mỗi dòng có thể đăng vào các
Sử dụng nhiều dòng để chia một phiếu chi cho các danh mục chi phí hoặc hóa đơn khác nhau.
Dòng mà không có tài khoản sẽ được tự động phân bổ cho các hóa đơn chưa thanh toán cũ nhất của nhà cung cấp được lựa chọn.
Lựa chọn một `Mã Mục hàng tồn kho` hoặc `Mã Mục ngoài giá trị tồn kho` để mua.
Khi một mục được lựa chọn, tài khoản chi phí phù hợp được tự động điền dựa trên cài đặt của mục đó.
Để trống nếu bạn muốn chỉ định tài khoản một cách thủ công thay vào đó.
Lựa chọn tài khoản để phân loại dòng phiếu chi này.
Nếu bạn đã lựa chọn một
Đối với các phiếu chi chi phí trực tiếp, chọn tài khoản chi phí thích hợp từ
Các tài khoản chi phí phổ biến bao gồm tiện ích, tiền thuê, vật tư hoặc phí chuyên nghiệp.
Đối với phiếu chi tới nhà cung cấp theo hóa đơn, hãy lựa chọn
Khi thanh toán cho các nhà cung cấp, bạn có thể lựa chọn một
Phân bổ tự động áp dụng phiếu chi cho các hóa đơn chưa thanh toán cũ nhất trước (phương pháp FIFO).
Đối với việc mua tài sản cố định, lựa chọn Tài sản cố định, theo nguyên giá và sau đó là Tài sản cố định cụ thể.
Đối với chi phí có thể lập hoá đơn thu hồi mà khách hàng sẽ bồi hoàn, lựa chọn Chi phí có thể lập hoá đơn và Khách hàng.
Đối với phiếu chi nhân viên sau khi trả lương, lựa chọn
Lựa chọn tài khoản xác định cách phiếu chi này xuất hiện trong các báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến số dư tài khoản.
Nhập một mô tả cho phiếu chi này.
Mô tả cung cấp chi tiết về việc dòng mục cụ thể này đang thanh toán cho cái gì.
Trường này chỉ xuất hiện khi cột Mô tả đã bật trên mẫu phiếu chi.
Nhập số lượng mục đang được mua.
Đối với hàng tồn kho, điều này cập nhật mức tồn kho của bạn tại địa điểm đã chỉ định.
Đối với dịch vụ, nhập giờ, đơn vị hoặc các số lượng có thể đo lường khác.
Trường này chỉ xuất hiện khi cột Số lượng đã bật.
Nhập giá mỗi đơn vị cho mục dòng này.
Đơn giá nhân với số lượng cho ra tổng dòng trước chiết khấu và thuế.
Đối với dịch vụ, điều này có thể là tiền công theo giờ hoặc giá mỗi đơn vị dịch vụ.
Lựa chọn
Điều này xác định kho hoặc địa điểm nào sẽ nhận hàng tồn kho đã mua.
Chỉ xuất hiện khi bạn đã bật vị trí kho và đang mua các mục hàng tồn kho.
Bật số dòng để hiển thị số thứ tự cho mỗi dòng phiếu chi.
Số dòng giúp khi thảo luận hoặc tham chiếu các dòng cụ thể trong các phiếu chi phức tạp.
Hữu ích để khớp chi tiết phiếu chi với tài liệu hỗ trợ hoặc đơn đặt hàng.
Bật cột Mô tả để thêm giải thích chi tiết cho mỗi dòng phiếu chi.
Mô tả dòng ghi lại mục đích của từng phần trong phiếu chi chia nhỏ.
Cần thiết cho các phiếu chi chi phí cần tài liệu chi tiết để được phê duyệt hoặc hoàn trả.
Bật các cột Số lượng và Đơn giá cho các giao dịch mua theo số lượng.
Cần thiết cho việc mua vào hàng tồn kho nơi bạn cần ghi lại số lượng và chi phí đơn vị.
Cũng hữu ích cho các dịch vụ được lập hóa đơn theo giờ, đơn vị hoặc các lượng có thể đo lường khác.
Hệ thống tính tổng dòng bằng cách nhân số lượng với đơn giá.
Bật cột Chiết khấu để áp dụng chiết khấu cho các dòng phiếu chi.
Chọn giữa chiết khấu phần trăm hoặc chiết khấu số tiền cố định.
Chiết khấu được tính toán cho từng dòng và giảm số tiền trước khi tính toán thuế.
Hữu ích cho chiết khấu thanh toán sớm, chiết khấu theo khối lượng, hoặc giảm giá đã thương lượng.
Xác định xem số tiền trong dòng có bao gồm thuế hay không.
Đánh dấu ô này nếu số tiền là không bao gồm thuế - thuế sẽ được tính và thêm vào các số tiền dòng.
Bỏ chọn nếu số tiền đã bao gồm thuế - thuế sẽ được tính nhưng được bao gồm trong số tiền dòng.
Cài đặt này ảnh hưởng đến tổng số tiền thanh toán cuối cùng và cách hiển thị số tiền thuế.
Bật tổng cố định để buộc phiếu chi này khớp với một số tiền cụ thể.
Hữu ích khi bạn cần khớp số tiền giao dịch ngân hàng chính xác hoặc xử lý khác biệt làm tròn.
Bất kỳ khác biệt nào giữa các mục dòng và tổng cố định sẽ được tự động ghi vào
Mục nhập tài khoản đang đợi giúp bạn điều tra và sửa chữa các sai lệch sau này.
Bật tiêu đề tùy chỉnh để thay thế tiêu đề mặc định 'Phiếu chi' trên các biểu mẫu.
Hữu ích cho việc tạo các loại phiếu chi chuyên biệt như 'Hoàn trả chi phí' hoặc 'Thanh toán nhà cung cấp'.
Tiêu đề tùy chỉnh xuất hiện trên các mẫu phiếu chi được in và gửi qua thư điện tử.
Bật cột số tiền thuế để hiển thị thuế đã tính cho mỗi dòng.
Hiển thị cách tính thuế theo từng dòng, với làm tròn được áp dụng cho từng dòng riêng biệt.
Giúp xác minh các tính toán thuế và đảm bảo tuân thủ các quy tắc làm tròn thuế.
Tổng thuế là tổng của các thuế dòng được làm tròn riêng lẻ, không phải là tính toán trên tổng.
Bật chân trang tùy chỉnh để thêm thông tin bổ sung ở dưới cùng của phiếu chi.
Chân trang có thể bao gồm điều khoản thanh toán, hướng dẫn gửi tiền hoặc chữ ký ủy quyền.
Tạo chân trang có thể tái sử dụng dưới