Hướng dẫn này giải thích cách ghi chép và chỉnh sửa phiếu chi trong Manager.io. Phiếu chi có thể được ghi lại từ tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản tiền mặt và được phân loại chính xác để đảm bảo kế toán chính xác.
Khi tạo hoặc chỉnh sửa một khoản thanh toán hiện có, bạn sẽ được trình bày với một biểu mẫu chứa các trường để ghi lại giao dịch của bạn một cách chính xác. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về từng trường:
Nhập ngày khi thanh toán được thực hiện.
Cung cấp một số tham chiếu để theo dõi khoản thanh toán.
Chọn tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản tiền mặt từ đó khoản thanh toán được thực hiện.
Nếu bạn chọn một tài khoản ngân hàng hoặc tiền mặt được giữ bằng ngoại tệ, trường Tỉ giá hối đoái sẽ xuất hiện. Nhập tỉ giá hối đoái áp dụng cho giao dịch này.
Chọn ai là người nhận thanh toán, chẳng hạn như nhà cung cấp, khách hàng hoặc một người nhận đã được xác định khác. Trường này là tùy chọn.
Mô tả ngắn gọn về thanh toán để làm rõ mục đích của nó.
Phiếu chi thường yêu cầu được phân tách thành nhiều dòng mục. Chúng được ghi nhận dưới dạng các hàng riêng lẻ trong phần Dòng. Đối với mỗi dòng mục, các trường có sẵn bao gồm:
Chọn một Mục hàng tồn kho hoặc Mục ngoài giá trị tồn kho, hoặc để trường này trống.
Chọn tài khoản để phân loại khoản thanh toán. Các tình huống phổ biến bao gồm:
Chi phí chung (ví dụ, điện): Chọn một tài khoản chi phí cụ thể như Điện.
Phiếu chi cho nhà cung cấp (chẳng hạn như hóa đơn mua hàng): Chọn "Tài khoản phải trả," sau đó chọn Nhà cung cấp. Tùy chọn chọn một Hóa đơn Mua hàng cụ thể. Nếu không có hóa đơn nào được chọn:
Mua một Tài sản cố định: Chọn tài khoản "Tài sản cố định, theo nguyên giá" và chọn Tài sản cố định phù hợp.
Chi phí có thể lập hoá đơn: Nếu khoản thanh toán này được thực hiện thay mặt cho một khách hàng sẽ hoàn trả cho bạn, hãy chọn "Chi phí có thể lập hoá đơn," sau đó chọn Khách hàng.
Tổng lương nhân viên: Để thanh toán cho một tài khoản thanh toán nhân viên theo bảng lương được cấp phát cho họ, chọn "Tài khoản thanh toán nhân viên" và sau đó chọn nhân viên.
Cột này dành cho việc nhập các mô tả cụ thể theo dòng. Nó phải được kích hoạt một cách rõ ràng bằng cách chọn "Cột — Mô tả."
Cho phép chỉ định số lượng, liên quan đến hàng tồn kho và các mục có thể đo lường. Kích hoạt điều này bằng cách chọn "Cột — Số lượng."
Nhập giá mỗi đơn vị vào trường này, đặc biệt hữu ích khi làm việc với nhiều đơn vị của một mặt hàng cụ thể.
Khi xử lý các mặt hàng tồn kho và nhiều địa điểm tồn kho, hãy chọn địa điểm tồn kho phù hợp từ menu dropdown.
Manager.io cũng cung cấp các tùy chọn cài đặt sau để làm phong phú thêm hồ sơ thanh toán của bạn:
Chọn tùy chọn này để hiển thị số dòng tuần tự cho từng mục trong giao dịch thanh toán.
Chọn điều này để hiển thị một cột mô tả cho từng mục. Hữu ích để chỉ rõ việc chia tiền hoặc các khoản phí cá nhân.
Kích hoạt trường này để chỉ định số lượng theo ngữ cảnh (ví dụ: đối với các khoản thanh toán liên quan đến hàng tồn kho).
Kích hoạt cột này sẽ cho phép bạn chỉ định một khoản giảm giá cho từng mục thanh toán.
Nếu số tiền của bạn không bao gồm thuế, hãy chọn tùy chọn này. Thuế sẽ được tính toán và cộng vào số tiền đã nhập.
Sử dụng tùy chọn này khi tách giao dịch thành nhiều dòng, đảm bảo tổng số vẫn bằng một tổng đã được xác định trước. Mọi sự khác biệt sẽ tự động được ghi vào tài khoản Đang đợi.
Chỉnh sửa tiêu đề tiêu chuẩn của giao dịch thanh toán của bạn. Hữu ích cho các quy ước đặt tên tùy chỉnh hoặc các tình huống đặc biệt.
Chọn mục này để hiển thị số thuế đã tính riêng biệt trên từng mục, giúp làm rõ các phép tính thuế.
Kích hoạt chân trang tùy chỉnh cho giao dịch thanh toán của bạn, cho phép thêm bình luận hoặc điều kiện bổ sung ở dưới cùng của bản ghi.
Bằng cách làm theo hướng dẫn này và hiểu các trường và tính năng có sẵn, bạn có thể ghi lại các giao dịch thanh toán chính xác và toàn diện một cách hiệu quả trong Manager.io.