Một Hóa đơn mua ghi lại một hóa đơn đã nhận từ một nhà cung cấp cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp cho doanh nghiệp của bạn.
Hóa đơn mua hàng là rất quan trọng để theo dõi số tiền bạn nợ các nhà cung cấp và quản lý tài khoản phải trả.
Để tạo một hóa đơn mua, nhập các chi tiết từ hóa đơn mà bạn đã nhận từ nhà cung cấp của mình.
Biểu mẫu chứa các trường sau:
Nhập ngày hiển thị trên hóa đơn của nhà cung cấp.
Ngày này xác định khi chi phí được ghi nhận trong hồ sơ kế toán của bạn.
Ngày mua hàng được sử dụng để tính toán các ngày đáo hạn phiếu chi dựa trên điều khoản thanh toán của nhà cung cấp.
Lựa chọn điều khoản thanh toán để xác định khi nào hóa đơn này phải được thanh toán.
Chọn
Chọn
Chọn Bởi để thiết lập một ngày cụ thể cho phiếu chi.
Nhập số hóa đơn hoặc số phiếu từ hóa đơn của nhà cung cấp bạn.
Số phiếu này giúp khớp phiếu chi với hoá đơn và giải quyết các câu hỏi của nhà cung cấp.
Mỗi hóa đơn của nhà cung cấp nên có một số phiếu duy nhất để tránh trùng lặp.
Lựa chọn Nhà cung cấp đã phát hành hóa đơn này.
Lựa chọn nhà cung cấp xác định điều khoản thanh toán và phân loại tài khoản.
Tạo nhà cung cấp mới dưới tab
Cài đặt tiền tệ nhà cung cấp xác định nếu đây là hóa đơn tiền tệ nước ngoài.
Liên kết hóa đơn này với một
Liên kết giúp theo dõi quy trình mua sắm từ báo giá đến hóa đơn.
Chi tiết báo giá có thể được sao chép vào hóa đơn để đảm bảo tính nhất quán về giá cả.
Liên kết hóa đơn này với một
Liên kết đảm bảo tất cả đơn đặt hàng được khớp đúng với hóa đơn.
Chi tiết đơn hàng và các mục có thể được sao chép để xác minh độ chính xác của hóa đơn.
Hệ thống theo dõi các đơn hàng đã được lập hóa đơn một phần hoặc toàn bộ.
Nhập
Trường này xuất hiện khi tiền tệ của nhà cung cấp được chọn khác với loại tiền tệ mặc định của bạn.
Tỉ giá hối đoái chuyển đổi số tiền tệ nước ngoài sang loại tiền tệ mặc định để báo cáo.
Cấu hình tỷ giá hối đoái tự động dưới
Nhập một mô tả tùy chọn cho hóa đơn mua này.
Sử dụng trường này để ghi chú chung về chi tiết mua hàng hoặc giao hàng.
Mô tả giúp xác định mục đích của hóa đơn khi xem giao dịch.
Thêm dòng mục để chi tiết những gì bạn đang bị tính phí.
Mỗi dòng có thể đại diện cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc danh mục chi phí khác nhau.
Sử dụng nhiều dòng để khớp với bố cục hóa đơn của nhà cung cấp nhằm thuận tiện cho việc đối chiếu.
Tổng dòng được tính toán tự động dựa trên số lượng, giá, chiết khấu và thuế.
Chọn một mục, có thể là một `Mục hàng tồn kho` hoặc một `Mục ngoài giá trị tồn kho`. Bạn cũng có tùy chọn để để trống trường này.
Nếu bạn đã chọn một
Để phân loại phiếu chi, bạn có thể chọn từ hầu như bất kỳ tài khoản nào trong
Ví dụ, nếu bạn đang thực hiện một phiếu chi cho một chi phí như điện, hãy chọn tài khoản
Tuy nhiên, bạn cũng có thể phân loại phiếu chi trực tiếp vào nhiều tài khoản phụ.
Ví dụ, nếu phiếu chi này là cho việc mua một tài sản cố định, lựa chọn tài khoản Tài sản cố định, theo nguyên giá và sau đó lựa chọn Tài sản cố định cụ thể.
Nhập mô tả của dòng. Cột này chỉ hiển thị nếu tùy chọn Cột — Mô tả đã đối chiếu.
Bật số dòng để hiển thị số thứ tự cho mỗi dòng hóa đơn.
Số dòng giúp khi thảo luận về các mục cụ thể với nhà cung cấp.
Hữu ích để kết nối các dòng hóa đơn với đơn đặt hàng hoặc phiếu giao hàng.
Bật cột Mô tả để thêm các giải thích chi tiết cho mỗi mục dòng.
Mô tả cung cấp ngữ cảnh bổ sung bên ngoài tên mục hoặc tài khoản.
Cần thiết cho các dịch vụ hoặc chi phí cần tài liệu chi tiết.
Bật cột Chiết khấu để ghi lại chiết khấu đã nhận trên các mục dòng.
Chọn giữa chiết khấu phần trăm hoặc chiết khấu số tiền cố định cho mỗi dòng.
Chiết khấu giảm số tiền dòng trước khi tính toán thuế.
Hữu ích cho chiết khấu theo số lượng, chiết khấu thanh toán sớm, hoặc tiết kiệm đã thương lượng.
Xác định xem số tiền của mục dòng có bao gồm thuế hay không.
Đánh dấu vào ô này nếu giá của nhà cung cấp đã bao gồm thuế.
Bỏ chọn nếu thuế được hiển thị riêng và nên được thêm vào giá.
Điều này phải khớp với cách mà nhà cung cấp trình bày giá trên hóa đơn của họ.
Bật khấu trừ thuế nếu bạn phải khấu trừ thuế trước khi thanh toán cho nhà cung cấp.
Khấu trừ thuế là phổ biến cho dịch vụ, tiền bản quyền, hoặc phiếu chi cho nhà thầu.
Số tiền đã giữ lại được chuyển đến cơ quan thuế thay mặt cho nhà cung cấp.
Kiểm tra các quy định thuế địa phương về yêu cầu và tỷ lệ khấu trừ.
Ẩn số dư nợ khi in hoặc gửi thư điện tử hóa đơn này.
Hữu ích cho các bản sao nội bộ hoặc khi các thông tin phiếu chi được xử lý riêng biệt.
Số dư nợ vẫn được theo dõi trong hệ thống để khớp phiếu chi.
Bật cột số tiền thuế để hiển thị thuế đã tính cho mỗi dòng.
Hiển thị cách thuế được tính từng dòng để xác minh.
Giúp khớp các tính toán thuế với hóa đơn của nhà cung cấp.
Tổng thuế là tổng của các thuế dòng được tính riêng lẻ.
Bật tùy chọn này khi nhận hàng tồn kho với hóa đơn.
Điều này kết hợp hóa đơn mua với phiếu biên nhận để tăng hiệu quả.
Số lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật ngay lập tức khi nhập hóa đơn.
Lựa chọn vị trí tồn kho nơi hàng hóa đã nhận.
Bật chân trang tùy chỉnh để thêm thông tin bổ sung khi in hóa đơn.
Chân trang có thể bao gồm hướng dẫn chi, điều khoản hoặc ghi chú nội bộ.
Tạo chân trang có thể tái sử dụng dưới
Lưu trữ hóa đơn này để loại bỏ nó khỏi danh sách hoạt động và các menu xổ xuống.
Các hóa đơn đã lưu trữ thường đã được thanh toán đầy đủ hoặc không còn liên quan nữa.
Hóa Đơn vẫn có trong hệ thống để phục vụ cho mục đích báo cáo và kiểm toán.
Bạn vẫn có thể xem hóa đơn đã lưu trữ thông qua tìm hoặc báo cáo.