Một Đơn đặt hàng là một tài liệu chính thức đã gửi đến các nhà cung cấp mà ủy quyền cho họ giao hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể với giá cả và điều khoản đã thỏa thuận.
Đơn đặt hàng formalize cam kết của bạn để mua và tạo ra một nghĩa vụ pháp lý giữa bạn và nhà cung cấp của bạn.
Đơn đặt hàng phục vụ nhiều chức năng quan trọng trong quy trình mua sắm của bạn:
• Ủy quyền - Họ cung cấp phê duyệt chính thức cho việc mua vào và thiết lập kiểm soát chi tiêu
• Bảo vệ pháp lý - Họ Tạo một thỏa thuận ràng buộc với các điều khoản và điều kiện rõ ràng
• Kiểm soát ngân sách - Chúng giúp theo dõi chi phí đã cam kết so với ngân sách khả dụng
• Quản lý hàng tồn kho - Họ đảm bảo đặt hàng kịp thời các vật liệu để duy trì mức tồn kho tối ưu.
• Đối chiếu Hóa Đơn - Chúng cung cấp một số phiếu để xác minh hoá đơn của nhà cung cấp so với giá và số lượng đã thỏa thuận.
Khi tạo một đơn đặt hàng, hãy chú ý đến:
• Chi tiết Nhà cung cấp - Đảm bảo Nhà cung cấp chính xác được Lựa chọn
• Thông số của Mục - Bao gồm mô tả chính xác, số lượng, và đơn giá
• Thông tin giao hàng - Xác định ngày giao hàng, địa điểm và hướng dẫn vận chuyển
• Điều khoản chi phí - Xác định khi nào và cách thức thanh toán sẽ được thực hiện
• Các điều kiện đặc biệt - Thêm bất kỳ yêu cầu hoặc điều khoản cụ thể nào trong phần ghi chú
Đơn đặt hàng tích hợp mượt mà với các tài liệu khác trong quy trình mua sắm của bạn:
• Từ báo giá - Chuyển đổi Báo giá đơn hàng mua đã được phê duyệt trực tiếp thành đơn đặt hàng
• Đến phiếu thu - Ghi nhận các giao hàng thông qua Phiếu biên nhận mà tham chiếu đến đơn đặt hàng
• Đến hóa đơn - So khớp Hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng để xác minh giá cả và số lượng
Hệ thống tự động theo dõi số lượng và số tiền chưa xử lý, giúp bạn theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và đảm bảo hoàn thành đơn hàng một cách đầy đủ.
Biểu mẫu này chứa các trường sau:
Nhập ngày của đơn đặt hàng. Thường thì đây là khi đơn hàng được đặt với nhà cung cấp.
Nhập số phiếu cho đơn đặt hàng này. Đây có thể là số PO của bạn hoặc bất kỳ số tham chiếu nào giúp theo dõi đơn hàng.
Lựa chọn nhà cung cấp mà bạn đang đặt hàng. Điều này xác định tiền tệ và điều khoản phiếu chi cho đơn hàng.
Tùy chọn, liên kết đơn đặt hàng này với báo giá đơn hàng mua. Điều này giúp theo dõi việc chuyển đổi từ báo giá đến đơn đặt hàng và đảm bảo giá đã thỏa thuận.
Tùy chọn, thêm một mô tả hoặc ghi chú về đơn hàng này, chẳng hạn như hướng dẫn giao hàng hoặc yêu cầu đặc biệt.
Nhập các mục bạn đang đặt hàng. Mỗi dòng bao gồm mục, số lượng, đơn giá và các chi tiết khác.
Đánh dấu vào ô này nếu giá từ nhà cung cấp của bạn đã bao gồm thuế. Để trống nếu thuế được tính thêm trên giá.
Đánh dấu vào ô này để hiển thị số dòng trên đơn đặt hàng. Điều này giúp tham khảo các mục cụ thể khi giao tiếp với các nhà cung cấp.
Đánh dấu ô này để kích hoạt cột chiết khấu nơi bạn có thể ghi lại các chiết khấu mục đã được đàm phán.
Lựa chọn xem chiết khấu có được nhập dưới dạng phần trăm hay số tiền cố định.
Đánh dấu ô này nếu khấu trừ thuế áp dụng cho giao dịch mua này. Điều này thường yêu cầu cho một số loại dịch vụ hoặc nhà cung cấp.
Điều này cho biết liệu đơn đặt hàng đã bị hủy hay chưa. Các đơn hàng đã hủy vẫn ở trong hệ thống để lưu trữ hồ sơ nhưng là hủy kích hoạt.