Sử dụng biểu mẫu này để tạo người dùng mới hoặc chỉnh sửa tài khoản người dùng hiện có. Mỗi người dùng cần có một tên đăng nhập và mật khẩu duy nhất để truy cập hệ thống.
Tài khoản người dùng kiểm soát ai có thể đăng nhập vào hệ thống kế toán của bạn và họ có thể làm gì khi đã đăng nhập.
Biểu mẫu chứa các trường sau để thiết lập tài khoản người dùng:
Nhập tên đầy đủ của người dùng. Điều này xuất hiện trong danh sách người dùng và giúp xác định ai có quyền truy cập vào hệ thống.
Sử dụng tên thật của họ để đảm bảo trách nhiệm và mục đích kiểm toán.
Nhập địa chỉ email của người dùng. Điều này phục vụ nhiều mục đích:
- Người sử dụng có thể đăng nhập bằng địa chỉ email thay vì tên đăng nhập.
- Thông báo hệ thống và liên kết đặt lại mật khẩu sẽ được gửi đến địa chỉ này
- Phải là duy nhất trên tất cả người sử dụng trong hệ thống
Nhập tên đăng nhập duy nhất để phục vụ cho việc đăng nhập. Đây là cách chính để người sử dụng truy cập vào hệ thống.
Chọn tên đăng nhập dễ nhớ nhưng an toàn, tránh các tên phổ biến hoặc mẫu đơn giản.
Đặt một mật khẩu an toàn cho người dùng. Mật khẩu này phải được giữ bí mật và chỉ chia sẻ với người dùng.
Mật khẩu mạnh nên bao gồm sự kết hợp của chữ hoa, chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
Xem xét việc sử dụng một trình quản lý mật khẩu để tạo và lưu trữ các mật khẩu phức tạp một cách an toàn.
Lựa chọn loại người dùng phù hợp dựa trên mức độ truy cập yêu cầu:
- Tạo, chỉnh sửa, và xóa tất cả doanh nghiệp
- Quản lý tất cả người sử dụng và quyền của họ
- Truy cập cài đặt và cấu hình hệ thống
- Xem và chỉnh sửa tất cả dữ liệu trên tất cả doanh nghiệp
`
- Chỉ có thể truy cập vào các doanh nghiệp được chỉ định cho họ.
- Không thể xem hoặc quản lý người sử dụng khác
- Không thể tạo doanh nghiệp mới
- Lý tưởng cho kế toán viên, nhân viên kế toán, hoặc nhân viên cần truy cập vào các doanh nghiệp cụ thể chỉ.
Đối với người dùng bị hạn chế, lựa chọn những doanh nghiệp mà họ có thể truy cập. Danh sách này hiển thị tất cả các doanh nghiệp trong hệ thống.
Người sử dụng sẽ chỉ thấy và chỉ có thể làm việc với các doanh nghiệp mà bạn chỉ định cho họ ở đây.
Bạn có thể cập nhật danh sách này bất kỳ lúc nào để cấp quyền hoặc thu hồi quyền truy cập vào các doanh nghiệp cụ thể.
Danh sách các phiên hoạt động cho người dùng này. Các phiên theo dõi hoạt động đăng nhập và thiết bị.
Dữ liệu phiên hiện tại để theo dõi xác thực.
Đánh dấu hộp này để yêu cầu xác thực hai yếu tố nhằm tăng cường bảo mật. Điều này thêm một lớp bảo vệ ngoài mật khẩu.
Khi đã bật, người sử dụng phải:
1. Cài đặt ứng dụng xác thực (như Google Authenticator hoặc Microsoft Authenticator) trên thiết bị di động của họ
2. Quét mã QR trong lần đăng nhập đầu tiên của họ để liên kết tài khoản của họ
3. Nhập mã 6 chữ số từ ứng dụng của họ mỗi khi họ đăng nhập
Điều này giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép ngay cả khi mật khẩu bị rò rỉ.
Cho biết người dùng đã hoàn thành thiết lập xác thực đa yếu tố hay chưa.
Khi tạo tài khoản người dùng, hãy tuân theo những thực hành tốt nhất sau đây:
- Sử dụng mật khẩu mạnh, duy nhất cho mỗi người dùng
- Bật xác thực đa yếu tố cho các tài khoản nhạy cảm
- Thường xuyên xem xét và cập nhật quyền sử dụng
- Gỡ quyền truy cập cho những người sử dụng không còn cần nữa
Chọn loại người dùng phù hợp dựa trên mức độ truy cập yêu cầu:
Người dùng Quản trị viên có quyền truy cập đầy đủ vào hệ thống và có thể quản lý tất cả các doanh nghiệp và cài đặt.
Người dùng Hạn chế chỉ có thể truy cập các doanh nghiệp cụ thể được giao cho họ, điều này rất phù hợp cho các kế toán viên hoặc nhân viên làm việc với khách hàng hạn chế.