Les notes de crédit sont des documents financiers qui réduisent le montant qu'un client vous doit. Elles fournissent un enregistrement formel des remboursements, des retours ou des ajustements aux comptes clients.
Utilisez ce formulaire pour émettre des crédits aux clients lorsque vous devez réduire leur solde impayé ou traiter des remboursements.
Émettre des notes de crédit dans les situations suivantes :
• Le client retourne des biens ou annule des services
• Vous avez commis des erreurs de tarification sur la facture d'origine qui nécessitent une correction
• Client a reçu des éléments endommagés, défectueux ou incorrects
• Vous voulez accorder des remises, des rabais ou des allocations de bonne volonté après la facture.
• Client a fait un paiement en trop et vous devez enregistrer le solde de crédit.
Lors de la création d'une note de crédit, suivez ces étapes :
• Sélectionner le client dans la liste déroulante
• Référence le numéro de facture de vente d'origine si ce crédit est lié à une facture spécifique.
• Saisissez les éléments et les quantités étant crédités - utilisez des quantités positives
• Inclure une description claire expliquant la raison du crédit
• Ajouter toutes les remarques ou numéros de référence pertinents
Le système gère automatiquement les éléments suivants lorsque vous enregistrez une note de crédit :
• Actualise le solde du compte du client pour réduire ce qu'il doit
• Les items d'inventaire retournés sont crédités et remis en stock (si applicable)
• Créer les écritures comptables nécessaires pour maintenir des enregistrements financiers précis
• Rend le crédit disponible pour être appliqué contre de futures factures ou traité comme un remboursement
Complétez les détails de la note de crédit à l'aide des champs ci-dessous. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque ().
Entrez la date à laquelle cette note de crédit est émise au client.
Cette date détermine quand le crédit réduit le solde du compte du client et apparaît dans les rapports financiers.
Entrez un numéro de référence pour cette note de crédit. Cela aide à suivre et à identifier la note de crédit dans les communications.
Vous pouvez utiliser le numéro automatique en laissant ce champ vide, ou entrer votre propre numéro de référence pour une meilleure organisation.
Sélectionner le client qui recevra cette note de crédit. Leur adresse de facturation se remplira automatiquement.
La note de crédit réduira ce que ce client vous doit et peut être appliquée à ses factures impayées.
Optionnellement, liez cette note de crédit à une facture de vente spécifique. Cela aide à suivre quelle facture est créditée et peut appliquer automatiquement le crédit.
Si lié à une facture, le crédit sera automatiquement affecté au solde de cette facture spécifique.
Entrez l'adresse de facturation du client. Celle-ci est remplie automatiquement à partir du dossier du client mais peut être modifiée.
L'adresse apparaît sur la note de crédit imprimée et doit correspondre à l'endroit où vous envoyez la correspondance à ce client.
Si le client utilise une devise étrangère, saisissez le taux de change pour convertir en votre devise par défaut.
Le taux de change détermine comment le montant de la devise étrangère se convertit en votre devise par défaut à des fins comptables.
Optionnellement, ajoutez une description ou une raison pour cette note de crédit, telle que 'Retour de produit' ou 'Ajustement de prix'.
Cette description aide à documenter pourquoi le crédit a été émis et apparaît dans les rapports mais pas sur la note de crédit elle-même.
Saisissez les éléments de ligne à créditer. Chaque ligne représente un produit ou un service avec le montant à créditer.
Les éléments de ligne doivent correspondre à ce qui a été vendu à l'origine, y compris les mêmes comptes, codes de taxation et catégories de suivi.
Cochez cette case pour afficher les numéros de ligne sur la note de crédit. Cela aide à référencer des éléments spécifiques.
Les numéros de ligne facilitent la discussion de certains éléments avec les clients et les associent à la facture originale.
Cochez cette case pour afficher une colonne de description pour chaque élément de ligne, permettant des explications détaillées pour chaque crédit.
Les descriptions aident à expliquer pourquoi chaque élément est crédité, ce qui est particulièrement utile pour les crédits partiels ou les ajustements.
Cochez cette case si les montants que vous entrez incluent déjà la taxe. Laissez décoché si la taxe doit être calculée en plus.
Ce paramètre doit correspondre à la façon dont la facture originale a été créée pour garantir des calculs de taxe précis.
Cochez cette case si les taxes retenues s'appliquent à cette note de crédit. Cela ajuste les taxes retenues précédemment enregistrées.
Les crédits de taxes retenues inversent la taxe retenue qui a été enregistrée sur la facture originale.
Cochez cette case si cette note de crédit représente également un retour de biens physiques, mettant à jour les niveaux de stock.
Lorsqu'elle est cochée, la note de crédit fonctionnera également comme une réception de marchandises, ajoutant les éléments retournés dans l'inventaire.
Sélectionner la localisation de l'inventaire où les marchandises retournées seront reçues de nouveau en stock.
Cela détermine quel entrepôt ou quelle localisation reçoit les items d'inventaire retournés pour une vente future.