L'onglet Bons de commande vous permet de créer, documenter, et surveiller vos commandes aux fournisseurs. Vous pouvez utiliser cet onglet simplement pour générer des bons de commande. De plus, vous avez la possibilité de suivre la précision de la facturation et de la livraison de vos commandes.
Pour ajouter un nouveau bon de commande, cliquez sur le bouton Nouveau bon de commande.
Pour plus d'informations, voir : Bon de commande — Modifier
L'onglet Bons de commande affiche plusieurs colonnes.
La colonne Date affiche la date d'émission du bon de commande au fournisseur.
La colonne Référence affiche le numéro de référence associé à votre bon de commande.
La colonne Fournisseur affiche le nom du fournisseur à qui le bon de commande a été émis.
La colonne Offre d'achat affiche le numéro de référence d'un devis d'un fournisseur qui a été approuvé. Cette colonne n'est applicable que si vous utilisez l'onglet Offres d'achat.
Pour plus d'informations, voir : Offres d'achat
La colonne Description affiche la description du bon de commande.
La colonne Montant de la commande affiche le montant total du bon de commande.
La colonne Quantité en commande montre la quantité totale qui a été commandée sans être facturée ou reçue.
Il est important de noter que la Quantité en commande peut être réduite par soit une facture d'achat soit une réception de marchandises. C'est-à-dire soit par le fournisseur envoyant une facture soit par l'expédition des marchandises.
En d'autres termes, Quantité en commande suit la quantité d'items d'inventaire qui ont été commandés mais qui n'ont pas encore été reçus ou facturés.
Une fois que les items d'inventaire en commande ont été facturés, ils ont été achetés du point de vue comptable et le fournisseur doit l'expédition, quelle que soit la commande.
De même, une fois les items d'inventaire en commande reçus, du point de vue comptable, vous avez un solde de quantité négatif avec le fournisseur, ce qui signifie que le fournisseur enverra la facture indépendamment de la commande. Cela est courant lorsque les clients peuvent passer de nombreuses petites commandes que le fournisseur expédie en continu mais facture à des intervalles spécifiques en gros.
Si vous souhaitez suivre les quantités reçues et facturées sur la colonne bon de commande, utilisez le bouton Modifier les colonnes pour désactiver la colonne Quantité en commande.
La Colonne Statut de livraison montre si les éléments commandés ont été entièrement livrés. Elle affiche Livré lorsque tous les éléments ont été reçus, et En attente lorsque des éléments sont toujours en attente de livraison.
La colonne Montant de la facture montre le montant total de toutes les factures d'achats liées à un seul bon de commande. Normalement, vous ne lieriez qu'une seule facture à une seule commande. Cependant, il arrive qu'un fournisseur vous facture en plusieurs parties, émettant plusieurs factures pour une seule commande. Cette fonctionnalité garantit que le total combiné de toutes ces factures correspond au montant total de la commande.
La colonne Statut de la facture peut être définie sur Facturé, Facturé partiellement, ou Non-facturé. Cette fonctionnalité vous permet d'identifier rapidement quelles commandes attendent d'être facturées et quelles commandes ont été complètement facturées.
Cliquez sur le bouton Modifier les colonnes pour choisir les colonnes que vous souhaitez afficher.
Pour plus d'informations, voir : Modifier les colonnes
L'écran des Bons de commande affiche une liste de tous les bons de commande. Si vous souhaitez afficher les lignes individuelles de tous les bons de commande, cliquez sur le bouton Bons de commande - Lignes dans le coin inférieur droit.
Pour plus d'informations, voir : Bons de commande — Lignes
Pour surveiller si vos bons de commande sont correctement facturés par les fournisseurs, allez à Modifier les colonnes et activez les colonnes Montant de la facture et Statut de la facture.
Si vous utilisez l'onglet Items d'inventaire et achetez des items d'inventaire, vous avez la possibilité de surveiller le statut de livraison pour chaque commande. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Modifier les colonnes et activez les colonnes Qté à recevoir et Statut de livraison.
Il est important de noter que le statut de paiement au fournisseur n'est pas suivi dans la commande elle-même. Cette information peut être trouvée sous l'onglet Factures d'achats. L'objectif principal du suivi des bons de commande est de s'assurer que chaque commande est correctement facturée ou exécutée.
Utilisez Requêtes Avancées pour organiser, filtrer et catégoriser les bons de commande sur l'écran des Bons de commande.
Par exemple, vous pouvez afficher uniquement les bons de commande pour lesquels vous attendez encore la livraison de la part du fournisseur.
Pour plus d'informations, voir : Requêtes Avancées