Utilisez ce formulaire pour créer de nouveaux clients ou modifier les informations des clients existants.
Les dossiers des clients vous aident à suivre les ventes, les factures et les soldes en cours pour chaque client.
Complétez les champs suivants pour configurer l'enregistrement de votre client :
Entrez le nom du client tel qu'il doit apparaître sur toutes les transactions et rapports.
Ce nom sera affiché dans les listes déroulantes à travers le système et sur les documents imprimés comme les factures et les relevés.
Saisissez un code client unique pour identifier rapidement ce client dans le système.
Les codes clients sont optionnels mais recommandés pour les entreprises avec de nombreux clients. Ils vous permettent de rechercher par code ou nom dans les menus déroulants du système.
Des exemples courants incluent des numéros de compte, des abréviations ou des codes alphanumériques comme 'CUST001' ou 'ACME-NY'.
Définissez le montant maximum que ce client peut devoir à tout moment. Cela aide à contrôler le risque de crédit et à gérer le flux de trésorerie.
Pour suivre l'utilisation du crédit, activez la Clients . Cela montre le crédit restant avant de créer de nouvelles factures de ventes.
Laissez vide pour un crédit illimité. La limite de crédit est vérifiée lors de la création de nouvelles factures de ventes mais n'est pas appliquée pour d'autres transactions.
Attribuez une devise étrangère aux clients opérant dans une devise différente de votre devise par défaut. Par défaut, tous les comptes clients sont dans votre devise par défaut. La sélection d'une devise étrangère émettra toutes les transactions (devis, commandes, factures, notes de crédit) dans cette devise.
Remarque : Cette option n'apparaît que si des devises étrangères sont créées dans le système.
Entrez l'adresse de facturation complète du client telle qu'elle doit apparaître sur les factures et autres documents de ventes.
Cette adresse est automatiquement remplie lors de la création de nouvelles Factures de ventes, Commandes clients, Devis ou Notes de crédit pour ce client.
Inclure l'adresse de la rue, la ville, l'état/province, le code postal et le pays pour une documentation complète.
Saisissez l'adresse de livraison du client si elle est différente de l'adresse de facturation.
Cette adresse se remplit automatiquement lors de la création de nouveaux Bons de livraison pour ce Client.
Visible uniquement si l'onglet Bons de livraison est activé. Laissez vide si l'adresse de livraison est la même que l'adresse de facturation.
Entrez l'adresse courriel principale du client pour envoyer des factures, des relevés et d'autres communications.
Cette adresse courriel se remplit automatiquement lors de l'utilisation de la fonction courriel dans Manager pour envoyer des documents au client.
Assurez-vous que l'adresse courriel est valide et activement surveillée par le client pour des communications professionnelles importantes.
Affecter ce client à une division spécifique pour le reporting divisionnel et le suivi du bénéfice net.
Les divisions aident à analyser la rentabilité par segment d’entreprise, localisation ou ligne de produit. Toutes les transactions pour ce client seront allouées à la division sélectionnée.
Ce champ n'apparaît que si les divisions sont activées sous Paramètres → Divisions.
Sélectionner un compte de contrôle personnalisé si ce client doit utiliser un compte à recevoir différent de celui par défaut.
Les comptes de contrôle personnalisés sont utiles pour segmenter différents types de clients, tels que de détail vs de gros, ou domestiques vs internationaux.
Ce champ n'apparaît que si des comptes de contrôle personnalisés pour les clients ont été créés sous Paramètres → Compte de contrôle.
Activez cette option pour définir des conditions de paiement spécifiques pour ce client qui diffèrent de vos conditions standard.
Lorsque activé, spécifiez le nombre de jours après la date de facturation lorsque le paiement est dû. Par exemple, saisissez 30 pour des conditions de paiement net à 30 jours.
Ces termes s'appliqueront automatiquement à toutes les nouvelles Factures de ventes créées pour ce
Astuce : Si tous les clients ont les mêmes conditions de paiement, configurez les dates d'échéance par défaut sous Champs par défaut pour les factures de vente à la place.
Activez cette option pour définir un taux horaire de facturation spécifique pour ce client.
Lorsque activé, saisissez le taux horaire à facturer à ce client pour le temps facturable. Ce taux sera automatiquement rempli lors de l'enregistrement des entrées de Temps facturable.
Utile pour les entreprises de services qui facturent des taux différents en fonction des accords clients, des types de projets ou des niveaux de service.
Astuce : Si tous les clients sont facturés au même taux horaire, configurez le taux par défaut sous Champs par défaut pour le temps facturable à la place.
Marquez ce client comme inactif pour le cacher des listes de sélection déroulantes tout en préservant toutes les transactions historiques.
Utilisez ceci pour les clients avec lesquels vous ne faites plus affaires. Les clients inactifs peuvent toujours être consultés et leurs transactions restent dans les rapports.
Vous pouvez réactiver un client à tout moment en décochant cette case.
Ajouter des champs personnalisés pour suivre des informations supplémentaires sur les clients spécifiques aux besoins de votre entreprise.
Les champs personnalisés vous permettent de capturer des informations non incluses dans le formulaire client standard, telles que le type de client, les conditions de paiement préférées ou les exigences spéciales.
En savoir plus sur la création et la gestion des champs personnalisés : Champs personnalisés
Si une entité d'entreprise est à la fois un client et un fournisseur, créez des entrées séparées dans les onglets Clients et Fournisseurs.
Cette séparation garantit un suivi précis des créances et des dettes, même lors du traitement de la même entité.
Pour compenser les soldes entre les comptes client et fournisseur pour la même entité :
• Option 1 : Créer une Note de crédit pour réduire le solde du client et une Note de débit pour réduire le solde du fournisseur
• Option 2 : Utilisez une Entrée du journal pour transférer des montants entre les Comptes à recevoir et Comptes à payer des comptes de contrôle