Le formulaire Paiement enregistre l'argent quittant votre entreprise par le biais de comptes bancaires ou de comptes de caisse. Utilisez ce formulaire pour documenter toutes les Transactions sortantes pour un suivi financier précis et des rapports.
Les types de paiements courants incluent les achats auprès de fournisseurs, les salaires des employés, les paiements de taxes aux agences gouvernementales, le loyer, les services publics, et d'autres dépenses d'entreprise. Le formulaire offre des fonctionnalités spécialisées pour différents scénarios de paiement.
Pour enregistrer un paiement, commencez par sélectionner le compte bancaire ou de trésorerie dont l'argent sera payé. Entrez la date à laquelle le paiement a été effectué ou sera effectué. Ensuite, spécifiez qui a reçu le paiement en sélectionnant le type de bénéficiaire et le destinataire spécifique.
Pour les paiements des fournisseurs, le système affiche automatiquement toutes les factures d'achats impayées. Vous pouvez sélectionner les factures à régler et spécifier le montant pour chacune. Le formulaire montre le solde de la facture pour aider à garantir une allocation de paiement précise.
Pour les autres règlements, allouez le montant du paiement aux comptes de dépenses appropriés. Vous pouvez diviser un seul paiement entre plusieurs comptes si nécessaire. Par exemple, un paiement de services publics pourrait être réparti entre les comptes de dépenses d'électricité et d'eau.
Marquez les paiements comme en attente s'ils n'ont pas été compensés sur votre compte bancaire. Ce statut aide au rapprochement bancaire en distinguant les paiements qui ont été enregistrés mais pas encore traités par la banque. Une fois que le paiement est compensé, vous pouvez actualiser son statut.
Le formulaire prend en charge le suivi des taxes en vous permettant de spécifier des montants de taxe sur les lignes de paiement. Vous pouvez également joindre des documents justificatifs tels que des reçus ou des factures pour maintenir une piste de vérification complète. Des champs personnalisés peuvent être ajoutés pour capturer des informations supplémentaires spécifiques aux besoins de votre entreprise.
Le formulaire de paiement contient les champs suivants :
Entrez la date à laquelle vous avez effectué ce paiement.
Cette date détermine quand le paiement est enregistré dans vos comptes et à quel exercice comptable il appartient.
Pour les chèques, utilisez la date inscrite sur le chèque. Pour les paiements électroniques, utilisez la date de la transaction.
Entrez un numéro de référence pour identifier de manière unique ce paiement.
Les références courantes incluent les numéros de chèque, les confirmations de virement, ou les identifiants de paiement électronique.
Les références vous aident à associer les paiements aux relevés bancaires et à localiser des transactions spécifiques plus tard.
Sélectionner le Compte bancaire ou Compte de caisse utilisé pour effectuer ce paiement.
Le solde du compte sélectionné diminuera du montant du paiement.
Si vous n'avez pas encore créé le compte de paiement, créez-le d'abord sous Comptes bancaires et de trésorerie.
Sélectionner le statut de règlement pour les paiements bancaires.
Choisissez Compensé si le paiement a déjà été déduit de votre compte bancaire.
Choisissez En attente si le paiement est émis mais n'apparaît pas encore sur votre relevé bancaire.
Ce statut est crucial pour un rapprochement bancaire précis et un reporting de flux de trésorerie.
Entrez le Taux de change pour convertir les paiements en devise étrangère à votre Devise par défaut.
Ce taux s'applique lors du paiement à partir d'un compte bancaire en devise étrangère.
Le taux de change détermine la valeur de la devise par défaut pour les rapports financiers.
Vous pouvez configurer les taux de change automatiques sous Paramètres → Taux de change.
Sélectionner le type de bénéficiaire recevant ce paiement.
Choisissez Client pour les remboursements, les retours de trop-perçu, ou d'autres paiements aux clients.
Choisissez Fournisseur pour les paiements aux fournisseurs, les factures d'achats ou les prépaiements aux fournisseurs.
Choisissez Autre pour les paiements à des parties non-client/fournisseur comme les employés, les autorités fiscales ou les paiements de prêts.
Entrez une description optionnelle pour fournir un contexte sur ce paiement.
Les descriptions aident à identifier le but du paiement lors de l'examen des transactions.
Incluez des détails tels que les numéros de facture, les références des bons de commande ou le motif du paiement.
Ajouter des lignes d'éléments pour affecter ce paiement aux comptes appropriés.
Chaque ligne peut être consommée dans différents Comptes de dépenses, s'appliquer aux Factures d'achats ou enregistrer des Éléments d'achat.
Utilisez plusieurs lignes pour répartir un seul paiement entre différentes catégories de dépenses ou factures.
Les lignes sans comptes seront automatiquement affectées aux factures impayées les plus anciennes pour le fournisseur sélectionné.
Sélectionner un Item d'inventaire ou un Item hors-inventaire à acheter.
Lorsque un élément est sélectionné, le compte de dépenses approprié est automatiquement rempli en fonction des paramètres de l'élément.
Laissez vide si vous souhaitez spécifier manuellement le compte à la place.
Sélectionner le compte pour catégoriser cette ligne de paiement.
Si vous avez sélectionné un Élément, le compte est automatiquement rempli à partir du paramètre de compte d'achat de l'élément.
Pour les paiements de dépenses directs, choisissez le compte de dépenses approprié dans votre Liste des comptes.
Les comptes de dépenses courants incluent les services publics, le loyer, les fournitures ou les frais professionnels.
Pour les paiements aux fournisseurs contre des factures, sélectionnez Comptes à payer et puis choisissez le Fournisseur.
Lorsque vous payez des fournisseurs, vous pouvez sélectionner une Facture d'achat spécifique ou laisser cela à automatique.
L'allocation automatique applique les paiements aux factures impayées les plus anciennes en premier (méthode FIFO).
Pour les achats d'immobilisations corporelles, sélectionner Actifs immobilisés, coût d'acquisition puis l'Immobilisation corporelle spécifique.
Pour les dépenses facturables que les clients vont rembourser, sélectionnez Dépenses facturables et le Client.
Pour les paiements des employés après la paie, sélectionnez le Compte de compensation de l'employé et l'Employé.
La sélection du compte détermine comment ce paiement apparaît dans les rapports financiers et affecte les soldes des comptes.
Saisissez une description pour cette ligne de paiement.
Les descriptions fournissent des détails sur ce que cette ligne élément spécifique est en train de payer.
Ce champ n'apparaît que lorsque la colonne Description est activée sur le formulaire de paiement.
Entrez la quantité d'éléments achetés.
Pour les items d'inventaire, cela actualise vos niveaux de stock à la localisation spécifiée.
Pour les services, saisissez des heures, des unités ou d'autres quantités mesurables.
Ce champ n'apparaît que lorsque la colonne Qté est activée.
Entrez le prix par unité pour cet élément.
Le prix unitaire multiplié par la quantité donne le total de la ligne avant remises et taxes.
Pour les services, cela peut être un taux horaire ou un prix par unité de service.
Sélectionner la Localisation de l'inventaire lors de l'achat des items d'inventaire.
Cela détermine quel entrepôt ou localisation recevra l'inventaire acheté.
N'apparaît que lorsque vous avez activé les localisations de l'inventaire et que vous achetez des items d'inventaire.
Activez les numéros de ligne pour afficher une numérotation séquentielle pour chaque Ligne de Paiement.
Les numéros de ligne aident lors de la discussion ou de la référence à des lignes spécifiques dans des règlements complexes.
Utile pour faire correspondre les détails de paiement à la documentation de soutien ou aux bons de commande.
Activez la colonne Description pour ajouter des explications détaillées pour chaque ligne de paiement.
Les lignes descriptions documentent à quoi chaque portion d'un paiement splitté est destinée.
Essentiel pour les paiements de dépenses qui nécessitent une documentation détaillée pour approbation ou remboursement.
Activez les colonnes Qté et Prix unitaire pour les achats basés sur la quantité.
Essentiel pour les achats d'inventaire où vous devez enregistrer les quantités et les coûts unitaires.
Aussi utile pour les services facturés par heures, unités ou autres quantités mesurables.
Le système calcule les totaux de ligne en multipliant la quantité par le prix unitaire.
Activez la colonne Remise pour appliquer des remises aux lignes de paiement.
Choisissez entre des remises en pourcentage ou des remises en montant fixe.
Les remises sont calculées par ligne et réduisent le montant avant les calculs de taxe.
Utile pour les escomptes pour paiement anticipé, les remises sur volume ou les réductions de prix négociées.
Précisez si les montants des lignes incluent ou excluent la taxe.
Cochez cette case si les montants sont hors taxe - la taxe sera calculée et ajoutée aux montants des lignes.
Laissez décoché si les montants incluent déjà la taxe - la taxe sera calculée mais incluse dans le montant de la ligne.
Ce paramètre affecte le total final du paiement et la manière dont les montants de taxe sont affichés.
Activer le total fixe pour forcer ce paiement à correspondre à un montant spécifique.
Utile lorsque vous devez correspondre à des montants de transaction bancaires exacts ou gérer des différences d'arrondi.
Toute différence entre les éléments de ligne et le total fixe sera automatiquement postée au Compte suspendue.
L'entrée du compte suspendue vous aide à enquêter et à corriger les écarts plus tard.
Activer le titre personnalisé pour remplacer le titre par défaut 'Paiement' sur les formulaires.
Utile pour créer des types de paiement spécialisés comme 'Remboursement de frais' ou 'Paiement de fournisseur'.
Le titre personnalisé apparaît sur les formulaires de paiement imprimés et envoyés par courriel.
Activez la colonne du montant de taxe pour afficher la taxe calculée pour chaque ligne.
Montre comment la taxe est calculée ligne par ligne, avec un arrondi appliqué à chaque ligne séparément.
Aide à vérifier les calculs de taxe et assure la conformité avec les règles d'arrondi des taxes.
La taxe totale est la somme des taxes de ligne arrondies individuellement, pas un calcul sur le total.
Activer les bas de page personnalisés pour ajouter des informations supplémentaires en bas des formulaires de paiement.
Les bas de page peuvent inclure des conditions de paiement, des instructions de remise ou des signatures d'autorisation.
Créer des bas de page réutilisables sous Paramètres → Bas de page et les sélectionner ici.