Une Facture d'achat enregistre une facture reçue d'un fournisseur pour des biens ou des services fournis à votre entreprise.
Les factures d'achats sont essentielles pour suivre ce que vous devez aux fournisseurs et gérer vos comptes à payer.
Pour créer une facture d'achat, saisissez les détails de la facture que vous avez reçue de votre fournisseur.
Le formulaire contient les champs suivants :
Entrez la date indiquée sur la facture du fournisseur.
Cette date détermine quand la dépense est reconnue dans vos registres comptables.
La date d'émission est utilisée pour calculer les dates d'échéance des paiements en fonction des conditions de paiement des fournisseurs.
Sélectionner les conditions de paiement pour déterminer quand cette facture doit être payée.
Choisissez Immédiat pour les factures nécessitant un paiement immédiat.
Choisissez Net pour spécifier le paiement dû après un certain nombre de jours.
Choisissez Avant pour définir une date spécifique pour le paiement.
Entrez le numéro de facture ou la référence de la facture de votre fournisseur.
Cette référence aide à associer les paiements aux factures et à résoudre les questions des fournisseurs.
Chaque facture fournisseur doit avoir une réference unique pour éviter les duplications.
Sélectionner le Fournisseur qui a émis cette facture.
La sélection du fournisseur détermine les conditions de paiement et la catégorisation des comptes.
Créer des nouveaux fournisseurs sous l'onglet Fournisseurs avant de saisir des factures.
Les paramètres de devise du fournisseur déterminent si c'est une facture en devise étrangère.
Liez cette facture à une Offre d'achat si elle provient d'un devis.
Le lien aide à suivre le processus d'approvisionnement du devis à la facture.
Les détails du devis peuvent être copiés à la facture pour garantir la cohérence des prix.
Liez cette facture à un Bon de commande si vous exécutez une commande.
Le liaisonnement garantit que tous les bons de commande sont correctement associés aux factures.
Les détails de la commande et les éléments peuvent être copiés pour vérifier l'exactitude de la facture.
Le système suit quelles commandes ont été partiellement ou complètement facturées.
Entrez le Taux de change lorsque le fournisseur utilise une devise étrangère.
Ce champ apparaît lorsque la devise du fournisseur sélectionné diffère de votre devise par défaut.
Le taux de change convertit les montants de la devise étrangère en devise par défaut pour le reporting.
Configurer les taux de change automatiques sous Paramètres → Taux de change.
Entrez une description optionnelle pour cette facture d'achat.
Utilisez ce champ pour des Remarques générales sur l'achat ou les détails de livraison.
Les descriptions aident à identifier l'objectif de la facture lors de l'affichage des transactions.
Ajouter des lignes d'éléments pour détailler ce pour quoi vous êtes facturé.
Chaque ligne peut représenter différents produits, services ou catégories de dépenses.
Utilisez des lignes multiples pour correspondre à la disposition de la facture du fournisseur pour un rapprochement facile.
Les totaux des lignes sont calculés automatiquement en fonction de la quantité, du prix, des remises et de la taxe.
Choisissez un élément, qui pourrait être soit un Item d'inventaire soit un Item hors-inventaire. Vous avez également l'option de laisser ce champ vide.
Si vous avez précédemment choisi un Élément, alors le Compte sera automatiquement rempli en fonction de cet élément.
Pour catégoriser le paiement, vous pouvez choisir dans presque n'importe quel compte de votre Liste des comptes.
Par exemple, si vous effectuez un paiement pour une dépense comme l'Électricité, choisissez le compte Électricité.
Cependant, vous pouvez également catégoriser les paiements directement dans de nombreux sous-comptes.
Par exemple, si ce paiement est pour l'achat d'un actif fixe, sélectionnez le compte Actifs immobilisés, coût d'acquisition et ensuite sélectionnez l'Immobilisation corporelle spécifique.
Entrez la description de la ligne. Cette colonne est visible uniquement si l'option Colonne — Description est sélectionnée.
Activez les numéros de ligne pour afficher une numérotation séquentielle pour chaque ligne de facture.
Les numéros de ligne aident lors de la discussion d'éléments spécifiques avec les fournisseurs.
Utile pour faire correspondre les lignes de factures aux bons de commande ou aux bons de livraison.
Activez la colonne Description pour ajouter des explications détaillées pour chaque élément de ligne.
Les descriptions fournissent un contexte supplémentaire au-delà du nom de l'élément ou du compte.
Essentiel pour les services ou dépenses nécessitant une documentation détaillée.
Activez la colonne Remise pour enregistrer les remises reçues sur les éléments de ligne.
Choisissez entre des remises en pourcentage ou des remises de montant fixe par ligne.
Les remises réduisent le montant de la ligne avant les calculs de taxe.
Utile pour les remises sur volume, les escomptes pour paiement anticipé ou les économies négociées.
Précisez si les montants des lignes des éléments incluent ou excluent la taxe.
Cochez cette case si les prix du fournisseur incluent déjà la taxe.
Laissez décoché si la taxe est affichée séparément et doit être ajoutée aux prix.
Cela doit correspondre à la manière dont le fournisseur présente les prix sur sa facture.
Activez les taxes retenues si vous devez déduire la taxe avant de payer le fournisseur.
Les taxes retenues sont courantes pour les services, les redevances ou les paiements aux entrepreneurs.
Le montant retenu est payé aux autorités fiscales au nom du fournisseur.
Vérifiez les réglementations fiscales locales pour les exigences et les taux de retenue.
Cacher le solde à échéance montant lors de l'impression ou de l'envoi par courriel de cette facture.
Utile pour les copies internes ou lorsque les détails de paiement sont gérés séparément.
Le solde à échéance est toujours suivi dans le système pour le rapprochement des paiements.
Activez la colonne du montant de taxe pour afficher la taxe calculée pour chaque ligne.
Montre comment la taxe est calculée ligne par ligne pour vérification.
Aide à faire correspondre les calculs de taxe à la facture du fournisseur.
La taxe totale est la somme des taxes de ligne calculées individuellement.
Activez cette option lors de la réception des items d'inventaire avec la facture.
Cela combine la facture d'achat avec une réception de marchandises pour plus d'efficacité.
Les quantités d'inventaire seront actualisées immédiatement lors de la saisie de la facture.
Sélectionner la localisation de l'inventaire où les marchandises sont reçues.
Activer les bas de page personnalisés pour ajouter des informations supplémentaires lors de l'impression des factures.
Les bas de page peuvent inclure des instructions de paiement, des conditions ou des remarques internes.
Créer des bas de page réutilisables sous Paramètres → Bas de page et les sélectionner ici.
Archive cette facture pour l'enlever des listes actives et des menus déroulants.
Les factures archivées sont généralement entièrement payées ou ne sont plus pertinentes.
La facture reste dans le système à des fins de reporting et d'audit.
Vous pouvez toujours afficher les factures archivées via la recherche ou les rapports.