Un Bon de commande est un document officiel envoyé aux fournisseurs qui les autorise à livrer des biens ou services spécifiques à des prix et conditions convenus.
Les bons de commande formalisent votre engagement à acheter et créent une obligation légale entre vous et votre fournisseur.
Les bons de commande remplissent plusieurs fonctions essentielles dans votre processus d'approvisionnement :
• Autorisation - Ils fournissent une approbation formelle pour les achats et établissent des contrôles de dépenses.
• Protection juridique - Ils créent un accord contraignant avec des termes et conditions clairs
• Contrôle de budget - Ils aident à suivre les dépenses engagées par rapport aux budgets disponibles
• Gestion des stocks - Ils veillent à la commande rapide des matériaux pour maintenir des niveaux de stock optimaux.
• Correspondance de factures - Elles fournissent une référence pour vérifier les factures des fournisseurs par rapport aux prix et quantités convenus.
Lors de la création d'un bon de commande, portez une attention particulière à :
• Détails du fournisseur - Assurez-vous que le bon fournisseur est sélectionné
• Spécifications de l'élément - Inclure des descriptions précises, des quantités et des prix unitaires
• Informations de livraison - Spécifiez les dates de livraison, les localisations et les instructions d'expédition
• Conditions de paiement - Définir quand et comment le paiement sera effectué
• Conditions spéciales - Ajouter toute exigence ou condition spécifique dans la section remarques
Les bons de commande s'intègrent parfaitement avec d'autres documents de votre flux de travail d'approvisionnement :
• De devis - Convertir les Offres d'achat approuvées directement en bons de commande
• À recettes - Enregistrer les livraisons via Réception de marchandises qui référencent le bon de commande
• À factures - Associer Factures d'achats aux bons de commande pour vérifier les prix et les quantités
Le système suit automatiquement les quantités et montants en attente, vous aidant à surveiller la performance des fournisseurs et à garantir l'exécution complète des commandes.
Ce formulaire contient les champs suivants :
Entrez la date du bon de commande. Cela correspond généralement au moment où la commande est passée auprès du fournisseur.
Entrez un numéro de référence pour ce bon de commande. Cela pourrait être votre numéro de bon de commande ou toute référence qui aide à suivre la commande.
Sélectionner le fournisseur De lequel vous commandez. Ceci détermine la devise et les termes de paiement pour la commande.
Optionnellement, liez ce bon de commande à une offre d'achat. Cela aide à suivre la conversion devis-commande et garantit les prix convenus.
Optionnellement, ajoutez une description ou des remarques concernant cette commande, telles que des instructions de livraison ou des exigences spéciales.
Entrez les éléments que vous commandez. Chaque ligne comprend l'élément, la quantité, le prix unitaire et d'autres détails.
Cochez cette case si les prix de votre fournisseur incluent déjà la taxe. Laissez décoché si la taxe est ajoutée en plus des prix.
Cochez cette case pour afficher les numéros de ligne sur le bon de commande. Cela aide à référencer des éléments spécifiques lors de la communication avec les fournisseurs.
Cochez cette case pour activer une colonne de remise où vous pouvez enregistrer les remises négociées sur les éléments de ligne.
Sélectionner si les remises sont saisies en tant que pourcentages ou montants fixes.
Cochez cette case si les taxes retenues s'appliquent à cet achat. Cela est généralement Obligatoire pour certains types de services ou fournisseurs.
Ceci indique si le bon de commande est annulé. Les commandes annulées restent dans le système pour des raisons d'archivage mais sont inactives.